لائحة التقويم

يشكل فى كل جهاز حكومى لجان تقويم للوثائق تتكون من - :

أ - مدير الوحدة الإدارية المختصة بالجهاز .

ب مدير مركز الوثائق بالجهاز .

ج - مختص بالتنظيم الإدارى بالجهاز .

د مختص بالأنظمة بالجهاز .

وللجنة الإستعانة بمن تراه من المختصين .

تعمل اللجان تحت إشراف اللجنة الدائمة للوثائق التى يرأسها وكيل الجهاز .

تحدد كل لجنة أسماء أنواع الوثائق التى تختص بتقويمها والعمر الزمني

الذى تقدره لكل منها ، والمدة التى تكون فيها الوثيقة نشطة أو غير نشطة .

توضع هذه الأسماء فى قوائم نتكون من الحقول التالية - :

إسم الوثيقة .

وصفها .

د شكل وعاء الوثيقة .

فئة الحفظ .

4 بوبرمانتب L) ل (١)

سياتي الغامن المركز الوطني للوثائق والمحفوظات دن»٧٧٦))

و - مكان حفظها بصفة عامة .

ز بداية الحفخظ .

ح مدة الحفظ ومكانه فى الجهاز .

وذلك وفقا لنموذج التقويم رقم (١) وتعليماته .

تقوم كل لجنة بالتقويم اللازم للوثائق التى تدخل فى نطاق عملها مع مراعات

ما ورد بالمادة (٤) ↗ من لائحة الحفظ ، والأنظمة والتعليمات والعقود التى تحدد الالتزامات المالية والنظامية والإدارية لأجهزة الدولة .

تعتمد بيانات التقويم من اللجنة الدائمة للوثائق بالجهاز ممثلة فى الوكيل ، بعد

إ عداد محضر من اللجنة الدائمة بالموافقة على التقويم .

ترسل البيانات والمحضر الى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات .

يشكل المركز الوطني للوثائق والمحفوظات لجانا مختصة لدراسة هذه

البيانات وفقا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه ، وإعداد قوائم مدد الحفظ ومكانه وبدايته .

تصدر هيئة إدارة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بعد التشاور مع

الجهة أو الجهات المعنية قوائم نوعية بمدد الحفظ ومكانه وبدايته .

ببم مانقع ٦")

نتئدالاتهااهن المركز الوطلي للوثائى والمحلوظات رهن» (٠٧٧)

الوثائق التى لم يرد لها ذكر فى قوائم مدد الحفظ يكتب عنها للمركز

الوطني للوثائق والمحفوظات لاتخاذ ما يلزم لإضافتها الى هذه القوائم .

تقدر أعمار الوثائق بالسنين ، ويبدأ حساب السنة من بداية السنة التالية

لو اقعة التى تحدد بداية عمر الوثيقة .

يحتسب عمر الوثيقة بالسنة الهجرية التى تبدأ مع بداية شهر محرم وتنتهي

بنهاية شهر ذى الحجة .

الوثيقة التى يتقرر إلغاء استخدامها من العمل وتزال من الملفات لانتهاء

مدة حفظها ، يتم حذفها من الطبعات الجديدة لقوائم مدد الحفظ .

يقع على الجهاز الحكومى مسؤلية تحديد القيمة العماية للوثيقة ، وللجهاز

بعد تحديدها أن يطلب إطالة مدة حفخظ الوثيقة أو تقصيرها ، وعلى المركز إتخاذ ما يلزم وإشعار من يعنيه الأمر بالنتيجة .

يقع على المركز الوطني للوثائق والمحفوظات مسؤلية تقويم القيمة

التاريخية للوثيقة ، وله فى سبيل ذلك أن يستعين بالمختصين فى ذلك .

أبوبمتانتع ل ")

سمبمايذةإتوئ المركز الوطني للوثائق والمحفوظات رمزه (٠٧٧) تعليمات تعبئة إستماره حصر أنواع الوثائق .

أولا: إيضاحات عامه :

قصد بالوثيقة في هذه الإستماره أي وعاء للمعلومات أنتجته الوحدة الإدارية المختصة أو إستقبلته لتحقيق متطابات العمل بها ، مهما كانت قيمتها أو أهميتها أو نوعها .

تحفظ الوثائق موقتة الحفظ في الجهاز الحكومي .

٣- تحدد مدة الحفظ بالسنة .

٤ -يبدأ احتساب سريان مدة الحفظ من بداية السنة الهجرية التالية للواقعة الى تحدد بداية عمر الوثيقة .

- يقصد بمدة الحفظ المدة التى يبدأ سريانها بعد البت النهائي فى موضوع الوثيقة ، فإذا كان الموضوع لايزال فى أخذ ورد ، فإن أساس المعاملة يعاد دائما للوحدة المختصة حتى يتم البت النهائي فيها .

لى المعني بالتقويم هى أصول الوثائق أو النسخ التى تحل محلها عند ما تبعث الأصول خارج الجهاز .

النسخ التى تزود بها الوحدات الإدارية المختصة للعلم ، يتم التخلص منها بعد فترة محددة تقدرها الإدارة حتى لا تتراكم هذه النسخ لديها ويكون هناك إزدواج فى الحفظ ويقوم بالحفظ من ليس معنيا به .

- النسخ التى تزود بها الوحدة الإدارية للعمل بها تعتبر من أدوات العمل وليست للحفظ ، وتستطيع الوحدة الإدارية الحصول على نسخة بديله إذا تلفت النسخة الأولى. - العربة) يؤم ) -

سنايةة ااتا و ور دهن»٧٧١.)

ثانيا: إرشادات تعبئة الحقول :-

الحقل رقم (١) يدون فيه إسم الجهاز الحكومي الذى انتج الوثائق أو احتفظ بها ورمزه .

الحقل رقم (٢) يدون فيه نوع النشاط الذى نتجت عنه هذه الأنواع من الوثائق كنشاط شذون الموظفين ونشاط العلاقات العامة .

الحقل رقم (٣) يدون فيه إسم الوحدة الإدارية التى تزاول هذا النشاط مثل قسم كذا أو شعبه كذا أو إدارة كذا .

الحقل رقم (٤) يدون فيه رقم متسلسل يحدد عدد أنواع الوثائق التى تنتجها أو تستقبلها

- لمتطلبات العمل الوحدة الإدارية المختصة لمزاولة نشاط معين .

الحقل رقم (٥) يدون فيه إسم الوثيقة الذى تعرف به ، فإذا لم يكن لها إسم محدد فيوضع لها إسم يعبرعن حقيقتها كما ترى ذلك اللجنة المختصة ، مما يساعد على توحيد مسميات وثائق الأعمال المتماثلة ذات السمات المشتركة .

ومن أمذلة الو ثائق ذات الأسماء المحددة ::

قرار التعيين .

إشعار المباشرة .

سجل الوارد .

أمر اعتماد الصرف .

أبوبم مانتع )

مئماي الان رمزه (٠٧٧) الحقل رقم (٦) يدون فيه وصف للوثيقة يمكن من خلاله التعرف عليها وعلى الغرض الذى أنشأت من أجله والإلتزامات النظامية والمالية والقيمة التاريخيه التى يمكن أن تمثلها هذه الوثيقة ، مما يساعد في التعرف على قيمة الوثيقة وتحديد مدة حفظها مثال ذلك - :

قرار تعيين : يوصف بأنه أنموذج يتضمن تعيين موظف على وظيفة محددة بالجهاز وفقا للأنظمة .

سجل وارد : يوصف بأنه سجل لحصر وتوثيق المعاملات الواردة للجهاز أو الوحدة المختصة خلال مدة زمنية محدده .

تقرير طبى : يوصف بأنه نتائج فحوصات وتحاليل طبيه مدونة بشكل معين وصادرة عن جهة مختصة تثبت الحالة الصحية لشخص ما .

الحقل ركم (٧) يحدد فيه مادة وعاء الوثيقة كأن تكون معاملات ورقية ، خرائط ، رسومات ، بطاقات ، إستمارات ، مجلدات ، كتب ، أشرطة صوتيه أو مرئيه أو مسموعه ، أشرطة ميكرو فيلم ، ميكرو فيش ، أخرى

د) .

الحقل رقم (٨) تحدد فيه فئة الحفظ المقتر ح للوثيقة إما أن يكون حفظها دائما أو مؤقتا.

الحقل رقم (٩) تختار اللجنة المختصة المكان الذى ترى مناسبته لحفظ كل نوع من أنواع الوثائق وهو إما أن يكون في الجهاز الحكومي أو في المركز الوطني لاوثائق والمحفوظات أو فيهما معا .

أيودد :انتع (٣)

لشتئيدايقمالتهلإ يمن المركز الوطني للوثائق والمحفوظات رمزه (٠٧٧) الحقل رقم (١٠) يدون فيه بداية مرحلة الحفظ التى تراها اللجنة المختصتة .

الحقل رقم (١١) ويختص بتحديد أمكنة ومدد الحفظ في الجهاز ، وقد وضع لذلك ثلاثة إخديارات - :

الأول : مدة الحفظ النشط فى الوحدة الإدارية المختصة : إذا كانت اللجنة ترى ضرورة حفظ الوثيقة لدى الوحدة الإدارية فترة زمذية معينة ، فتحدد هذه المدة فى الحقل المخصص .

الثاني : مدة الحفظ النشط بمركز الوثائق بالجهاز : اذا كانت اللجنة ترى حفظ الوثيقة خارج الوحدة التى أنتجتها فى الوقت الذى يكون فيه الطلب عليها محتملا بين وقت وآخر ، فتحدد هذه المدة فى الحقل المخصص .

الثالث : مدة الحفظ غير النشط بمركز الوثائق بالجهاز : ويكون ذلك حين يصبح الطلب على الوثيقة قليلا أو نادرا ، وتحدد الجنة المدة التى تراها فى الحقل المخصص لذلك .

أبو بم بانتع (٤)

؛ إ ,q$ ههلالا د

لا سسوها ث) - رت