لائحة الحفظ

يقصد بالوثائق : أوعية المعلومات التي أنتجها الجهاز الحكومي ، أو إستقبلها

لتحقيق غاية معينة ، ولايزال العمل الرسمي في حاجة إليها .

يقصد بالمحفوظات : أوعية المعلومات التي أنتجها الجهاز الحكومي أو

إستقبلها لتحقيق غاية معينة،وانتهت قيمتها العملية وثبت لها قيمة ثقافية تستدعي حفظها حفظا دائما .

تقسم الوثائق من حيث مدد الحفظ إلى نوعين - :

١- وثائق دائمة الحفظ لايجوز إتلافها ، وهي التي لايستغنى عنها لحاجة العمل أو حاجة البحث العلمي .

٢- وثائق موقتة الحفظ يجوز إتلافها ، وهي التي تتتاقص قيمتها مع مرور الزمن حتى تنعدم .

يحفظ حفظا دائما الوثائق التالية :

أ - الوثائق التى نثبت أملاك الدولة الخاصنة .

ب الوثائق التى تثبت أملاك الأشخاص الطبيعيين أو الإعتباريين .

ج - الوثائق التى تحفظ حقوق الدولة الطبيعية والقانونية الدائمة تجاه الدول نرن نته والأشخاص .

(٢)

ستباثةالتهاون المركز الوطني للوثالق والمحلوظات رمزه (٠٧٧/ د الوثائق التى تثبت حقوق الأشخاص تجاه الدولة والغير .

ه - الوثائق التى تؤرخ لوجود الأجهزة الحكومية وترصد تطورها الوظيفى والإداري ، مثل - :

أنظمتها ولوائحها الداخلية .

قراراتها التنظيمية .

سياساتها وخططها وبرامجها .

ميز انياتها وحساباتها الختامية .

٥- إجراءاتها الإدارية .

تنظيماتها الإدارية وأدلتها التنظيمية .

- التقارير المهمة .

٨ - الإحصائيات .

مخططاتها المعمارية وتصاميمها الهندسية ومواصفاتها .

و - مخططات ومواصفات المر افق العامة .

ز - الأحكام القضائية .

ح الفتاوى الإجتهادية ومنها قرارات الهيئات العلمية الشرعية وقرارات المجامع الفقهية .

ط - الوثائق الأخرى التى تثبت تاريخ المملكة وتطورها السياسى والاجتماعى والإقتصادي والتعليمي والعلمي والإداري .

تسلم جميع وثائق الأجهزة الحكومية التى قبل ١٣٧٣/١/١ للمركز الوطني

- المربية" للوثائق والمحفوظات ، بعد إبتهاء قيمتها العملية ، وفقا للائحة الترحيل ، يه ,$' باعتبارها وثائق تاريخية .

4 بوىمائتت (٣)

بمتمذه التايحوئ ور و» المركز الوطني للوثائق والمحلوظات دهن ٧١٠ لا.)

تحفظ الوثائق النشطة فى وحدة الحفظ النشط ، وتحفظ الوثائق غير النشطة

فى وحدة للحفظ الوسيط بالجهاز الحكومى .

يحتفظ كل جهاز حكومي بمسلسل خاص لكل نوع من الأنواع الصادرة

عنه ، ويتكون هذا المسلسل من صورللأصول الموقعة وفقا لما يحدده المركز .

إذا ألغي إستخدام أي نوع من أنواع الوثائق ، فلا يترتب على هذا الإلغاء

إتلاف ما يوجد منه في الحفظ ، وإنما ياتزم بالمدة الواردة في قوائم مدد الحفظ .

تجهز غرف وقاعات مناسبة للحفظ .

تعد جهة الحفظ وسائل البحث كالفهارس والكشافات ، التى ترشد إلى

الو ثيقة المطلوبة بالمداخل المناسبة .

يحدد أماكن خاصة اوسائل البحث اليدوية المتعلقة بوثائق كل وحدة إدارية

أو جهة أو جهاز حكومي ، وفي حال استخدام أجهزة الحاسب الآلي ، تفي رموز هذه التتخظليمات الإدارية بالغرض .

وبممانقبع y) (٤)

لنايف الخييي رمزه (٠٧٧)

ثانيا: قواعد حفظ أصول الوثائق دائمة الحفظ .

تحفظ أصول الوثائق دائمة الحفظ فى حوافظ خاصة تصمم لهذا الغرض ،

وذلك لحمايتها من الرطوبة والغبار والأشعة المباشرة ، ومن كل مايعرضها للظف .

ترمم هذه الأصول وتعقم قبل إدخالها في حوافظها .

ترتب هذه الأصول ونثبت وتودع في حوافظها ، دون حاجة لخرم أطرافها

أو ما يعرض بعض أجزائها للتلف .

تودع حوافظ الأصول في خزائن أمنية مضادة للحريق ، وتوضع في

أماكن أمنة .

تصور هذه الأصول على أحدث وسائل الحفظ المقاومة للتلف ، كالتصوير

الضوئي على أسطوانات الليزر .

يحفظ أصل هذه الصور ونسخ منها في أماكن مختلفة مناسبة يتحقق فيها

الأمن والسلامة .

34 باربانتم ")

لمبمايفةااياو المركز الوطني للوثائق والمحفوظات رمزه (٠٧٧)

ثالثا: قواعد الحفظ في ملفات الموضوعات .

يفتح ملف لكل موضوع حسب دليل التصنيف ، ويحدد تاريخ فتحه بتاريخ

أول معاملة تحفخظ فيه .

يوضع رمز الموضوع على كعب الماف وعلى كل معاملة تحفظ بداخله .

يحصر الملف عند فتحه فى سجل الملفات المفتوحة يدويا وأليا .

إذا كانت الموضوعات الفرعية للموضوع الأساسي قليلة الأوراق ،

توضع بملف واحد ، ويفصل بين موضوعاتها بفو اصل بلاستيكية ، لكل فاصل منها بروز يوضع عليه رمز الموضوع الفرعي ، كما تثبت رموز الموضوعات الفرعية على كعب الماف .

تحمى الأوراق داخل الماف بدطاقات مةواة تحت المعاملات وأعلاها .

يهدد مقاس موحد لخرم الأوراق المسموح بخرمها في جميع الأجهزة

الحكو مية .

تخرم المعاملات بصورة تضمن المحافظة على كل الأوراق وسلامة

محتوياتها .

وبوددرن بست )

ستمالقه الخايجون رمزه (٠٧٧)

يتم الخرم من الناحية اليمنى من المعاملة في الهامش المخصص لهذا

الغرض .

ترتب المعاملات داخل الملف تصاعديا حسب تواريخ وأرقام قيود

الصادر والوارد ، حيث يكون الأقدم أسفل والأحدث أعلى .

لايزيد عدد محتويات الملف من الوثائق عن القدر المناسب ، ويحدد تاريخ

قفل الملف على كعبه بتاريخ آخر معاملة حفظت فيه .

لايحفظ بالملف إلا المعاملات التى بت في موضوعها .

يعمل فهرس لمحتويات كل ملف أوكل جزء من جرء أ ١٠ الملف ، إذا كان

الملف يتكون من عدة أجزاء .

ترقم المعاملات داخل الملف بذات الأرقام التى تعطى لها في فهرس

الملف، ويوضع هذا الرقم في مكان محدد لايؤثر على شكل المعاملة ، ويكون واضحا .

يوضع دليل لتحديد أماكن الملفات ، يتحدد من خلاله مكان حفظ كل ملف

ورقم الدولاب والرف الذي يحفظ فيه ورم الملف ، بحيث يمكن التعرف على مكان كل معاملة ، ويكون ذك يدويا ، كما يعمل أليا بالحاسب الألي بعد إعداد البرنامج اللازم وإدخال المعاومات فيه .

},? بممانوم )

سمتمايختاليخلاي المركز الوطني للوثائق والمحفوظات رمزه ٠) (٧٧

تتم حماية الملفات ومحتوياتها من كل ما قد يعرضها للتلف .

تصور الوثائق مؤقتة الحفظ التي يزيد عمرها الزمني على عشرين عاما ،

على أحدث وسائل تصوير الوثائق ، كالتصوير الضونى ، وتربط هذه الصور بالحاسب الآلي .

يستخرج نسخ إضافية من هذه الصور وتحفظ في أماكن مختلفة مناسبة

يتحقق فيها الأمن والسلامة .

مدييه الملا بوبر مانوع ء/

لمتماذه التهاجيرن ديوان رئاسة مجلس الوزراء دهن ٧٦٠ لا)

رابعا: قواعد الحفظ في ملفات الموظفين .

يفتح ملف لكل موظف حسب قواءد تصئيف ملفات الموظفين .

يوضع رقم ملف الموظف على الملف وعلى المعاملات التي تحفظ بداخله.

يحصر الملف عند فتحه في سجل الملفات المفتوحة يدويا وأليا .

يقسم ماف الموخظف من الداخل إلى عدة أقسام تبعا لإختلاف الموضوعات

المحفوظة بداخله ، ويكون على كل موضوع فاصل له بروز عليه إسم الموضوع .

ترتب ملفات الموظفين حسب ترتيب أرقامها ، وتوضع في جوارير خاصة

بها .

يوضع على كل جارور رقم أول وأخر ملف فيه .

لايتم حفخظ المعاملة بالملف إلا بعد التأكد من إستكمال الإجراءات الإدارية

والفنية ألتى تسبق الحفظ .

ع م بو بميانت )