لائحة التزويد بالوثائق والمحفوظات وإعارتها

يقصد بالعبارات والألفاظ الواردة في هذه اللائحة المعاني الموضحة في التعريفات

التالية :

التزويد : هو إعطاء الجهات الحكومية أو قطاعات الجهاز أو فروعه أو وحداته الإدارية نسخا أو صورا من الوثائق الي تتعلق بأعمالها عند صدور هذه الوثائق ، أو عند الحاجة إليها .

الإعارة هي تسليم الوحدة الإدارية المختصة أصل الوثيقة أو نسختها الباقية في الجهاز الإداري مع أساسها في الحالات الي تتطلب الإطلاع على هذه الوثائق ، على أن تتم إعادها لحفظها في مكافا السابق بعد إنتهاء مدة الإعارة .

٣- أصل الوثيقة : هو النسخة الأصلية الي يتم اعتمادها بالتوقيع عليها ممن يعلك هذه الصلاحية .

٤ نسخة الوثيقة : هى وعاء المعلومات المطابق تماما لأصل الوثيقة ، والذي العربية؟

يستخرج من جهاز الطباعة مع النسخة الأصلية أو في وقت لاحق .

توبمبانقعم

«هزلا ٦ لا ٠٧)

ه - صورة الوثيقة : هي وعاء المعلومات المأخوذ عن الأصل أو نسخته بواسطة جهاز تصوير .

٦- أساس المعاملة : هو المرفقات الأساسية الي بنيت عليها الوثيقة المعتمدة ، والمطالعات والآراء المقدمة حول الموضوع من المختصين في الجهاز الذي وردت له الوثيقة ، والتوجيهات المدونة عليها من المسئولين والي على أساسها أتخذ الإجراء اللازم .

٧- التركين هو التوقيع في الركن الأمن الأسفل مما يلي نصوص الوثيقة من قبل الشخص المسؤول عن إعداد الوثيقة وتحهيزها لاعتمادها من قبل صاحب الصلاحية . ويتم التركين على النسخة الأولى للوثيقة التالية للأصل الموقع .

ثانيا: التزويد بالتعاميم الجديدة الصادرة .

يتم التزويد بنسخ أو صور التعاميم الجديدة الصادرة وفقا لما يلي .

تحدد أسماء الجهات الحكومية وقطاعات الجهاز الرئيسية وفروعه الرئيسية ووحداته الرئيسية الي يلزم تزويدها مباشرة بنسخ أو صور من العاميم الصادرة عن الجهاز الإداري .

لا توضع أسماء الجهات أو القطاعات أو الفروع أو الوحدات على ذات التعميم حفاظا على شكله العام ، وتلافيا لسقوط أسماء بعض الجهات أو القطاعات أو الوحدات أو الفروع عند تدوينها على كل تعميم جديد .

',? بلامرانتم

«ذه (لا) ج توضع أسماء الجهات والقطاعات ووحدات الجهاز الإداري الرئيسية وفروعه الرئيسية الي يتقرر تزويدها بنسخ أو صور من التعاميم الصادرة عنه في بيانات تعتمد من الجهات المعنية لتقوم إدارة الصادر بالتزويد على ضوئها .

تزود الجهات الحكومية وقطاعات الجهاز أو فروعه الرئيسية بنسخ من التعميم .

تقوم كل جهة رئيسية بإبلاغ الوحدات أو الفروع التابعة لها هذا التعميم بالأسلوب المناسب .

توثق إدارة الصادر النسخ المرسلة منها للجهات والقطاعات أو الفروع ، وذلك بختمها بختم ( طبق الأصل ) والتوقيع بجانب طبعة الختم من قبل موظف مختص .

لذ تزود إدارة الصادر الوحدات الإدارية بالجهاز بصور من التعاميم الصادرة c- يسلم أصل التعميم وأساسه إلى مركز الوثائق في الجهاز لحمظه أو ترحيله فقا للمقتضيات النظامية .

بنرتانتع ١ /١

المركز الوطي للوثائق والغفوظات ١ ذ ٩(لالا،

ثالثا: التزويد بنسخ وصور المكاتبات الجديدة الصادرة عن الجهاز الإداري .

يتم التزويد بنسخ وصور المكاتبات الصادرة عن الجهاز وفقا لما يلي :

يتم التزويد بنسخ وصور المكاتبات الصادرة وفقا لما دون على نسخ الوثيقة من قبل الوحدة الإدارية المختصة .

تزود الجهة أو القطاع أو الفرع بنسخة موثقة من الوثيقة الصادرة .

ج تزود الوحدة الإدارية المعنية في الجهاز الإداري بصورة من المكاتبة الصادرة إذا كانت ستتخذ اجراء معينا على هذه الصورة .

تسلم النسخة المركنة للوثيقة الصادرة مع أساس الوثيقة الصادرة وصورة الوثيقة الموقعة الي يجب الاحتفاظ ها إلى مركز الوثائق في الجهاز لحفظها .

إذا لم يكن الإجراء على المعاملة نهائيا ، فيعاد أساس المعاملة إلى الوحدة الإدارية المختصة رفق صورة الصادر لاستكمال اللازم نحو البت في الموضوع .

ينظم مركز الوثائق في الجهاز الحكومي ملفا للقراءآت لكل وحدة إدارية أو للجهاز ككل ، وفقا لما تحدده الجهة المعنية في الجهاز . وترتب داخل ملف

- العربية« القراءآت صور مما صدر من مكاتبات عن الجهاز خلال الأسبوع السابق ، وبعد الاطلاع على الملف من قبل المعنيين تتم إعادته لمركز الوثائق لاتلاف نرتانتع الصور الموجودة فيه .

المركز الوطي للوثائق واغفوظات رمزه ٠) (٧٧ إذا تمت ميكنة العمل الإداري فإن التزود بالوثائق سيكون من خلال هذه الوسائل وفقا لما يرد في التزويد الآلي ، مما يلغي أي حاجة لتزويد من تشملهم خدمات هذه التقنية داخل أو خارج الجهاز الإداري بنسخ أو صور من الوثائق الجديدة الصادرة عن الجهاز .

رابعا: التزويد بالوثائق القديمة من قبل مركز الوثائق في الجهاز الإدراي .

يزود مركز الوثائق الوحدات الإدارية المعنية بصور من الوثائق القدرعة البيي تحتاجها

لأداء أعمالها .

التزويد الكتاب : يتم طلب التزويد بالوثائق كتابيا إذا كانت الجهة الطالبة في نفس

المبين وأعمال الوثائق تدار بالوسائل اليدوية ، وذلك وفقا للإجراءات التالية :

تتم تعبئة أنموذج طلب التزويد من الوحدة الإدارية ويوقع من صاحب الصلاحية . أنموذج تزويد رقم . (١) يعتمد الطلب من المسؤول عن التزويد عركز الوثائق .

ح يقوم المختص باستلام الطلب والتعرف على موضوع الوثيقة وتحديد رقم ملفها ، واخراجه ، ومن ثم إخراج الوثيقة المطلوبة وأخذ صورة عنها العربية؟

وتسليمها لمندوب الوحدة الإدارية المختصة ، وإعادة الوثيقة إلى مكانها وحفظ أنموذج الطلب في ملف الوحدة الإدارية .

ببميانقع

المركز الوطي للوثائق والغفوظات «ه ١ ٧٧٦)

التزويد الهاتفي : يتم طلب التزود بالوثائق هاتفيا إذا كانت الجهة الطالبة ليست في

نفس المبن وأعمال الوثائق تدار بالوسائل اليدوية وذلك وفقا للإجرءآت التالية :

يتم الاتصال من قبل الموظف المختص في الوحدة الإدارية المختصة بالموظف المختص في مركز الوثائق ويزوده بكافة البيانات اللازمة عن الوثيقة المطلوبة .

يقوم الموظف المختص في مركز الوثائق بتدوين كافة البيانات عن الوثيقة المطلوبة إلى جانب البيانات عن الموظف الذي طلبها ، واسم متلقي الطلب وتاريخ وزمن تلقي الطلب في الأنموذج الخاص بذلك . أنموذج تزويد رقم . ) ج يعتمد الطلب من المسؤول عن التزويد عركز الوثائق .

يستخرج الموظف المختص الوثائق المطلوبة ، ويقوم بإرسالها عن طريق الفاكس ، أو يصورها ويقوم بإرسال الصور عن طريق البريد ، ومن ثم التوقيع على أنموذج التزويد بإرسال المطلوب ، ويجدد تاريخ الإرسال على أنموذج الطلب ، ويحفظ الطلب في ملف الوحدة الإدارية المختصة .

التزويد الآلي : إذا استخدمت الوسائل الحديثة في حفظ الوثائق ، فتزود كل وحدة

إدارية مختصة بطرفية حاسب آلي وطابعة ، ويحدد الأشخاص الذين يحق لهم الإطلاع والاستنساخ من خلال هذه الوسائل . ويكون ذلك بطلب من مدير الوحدة الإدارية لمركز الوثائق وفقا لاغوذج التزويد رقم . (٣) بامبانزع

المركز الوطفي للوثائق والمغفوظات «م: لا ٦ لا ٧)

خامسا: أحكام عامة في التزويد .

المادة (A) إذا دعت متطلبات المعاملة الواردة من جهاز حكومي الكتابة إلى جهاز حكومي

آخر ، فيلزم تزويد الجهاز الذي وردت منه المعاملة بنسخة من الكتابة الصادرة عليها للإحاطة ما تم ولاستكمال بيانات ملف الموضوع ، ما لم يكن هذا الإجراء يا

إذا أصدرت جهة مختصة أمرا تنفيذيا ، فعلى الجهة التنفيذية أن تزود الجهة الآمرة

بنسخة من الإجراء المتخذ إذا كان كتابيا ، للتحقق من إنفاذ الأمر واستكمال وثائق ملف الموضوع .

سادسا: الإعارة .

تتم إعارة أصل الوثيقة أو نسختها وأساسها الذي تم بموجبه البت في موضوع معين

ي الهالات الضرورية ووفقا للشروط التالية - :

إ أن يتعدر البت في موضوع متعلق موضوع الوثيقة ما لم يتم الإطلاع على هذه الوثائق .

أن تتم الإعارة بناء على طلب موقع من مدير الوحدة الإدارية المختصة .

نرنا نتع ١١١٧

«ذ ٩(لا، المادة (١١) على الوحدة الإدارية المستعيرة للوثيقة أن تراعي الأمور التالية - :

إبقاء الوثيقة المعارة وأساسها على الترتيب الذي وردت به للوحدة المستعيرة ، وعدم فصل الأوراق عن بعضها ، وإذا دعى الأمر إلى فصل بعض هذه الأرراق ، فيجب إعادها إلى وضعها السابق قبل إعادتها للمركز .

إذا طلبت أساسات وثائق سابقة تتعلق موضوع واحد فيجب أن يبقى كل أساس مستقلا ومحافظا على الترتيب الأصلي لأوراقه . وأن لا يتم الدمج بين هذه الأساسات لكى يعاد كل منها إلى مكان حفظه .

لا تزيد مدة الإعارة على عشرة أيام ، ومكن تجديدها لمدة مماثلة بطلب جديد من

مدير الوحدة الإدارية المختصة

تتم الإعارة وفقا للإجراءات التالية .

أ تتم تعبئة أنموذج طلب الإعارة من قبل الموظف المختص في الوحدة الإدارية ويوقع من مدير الوحدة الإدارية المختصة ، أنموذج رقم . (١) يعتمد طلب الإعارة من المسئول في مركز الوثائق .

يقوم المختص بتسلم الطلب والتعرف على موضوع الوثيقة وتحديد رقم ملفها .

برتانزم

١ ز ٠(لا.) يقوم الموظف المختص بإخراج الملف وتحديد الوثيقة في فهرس الملف ووضع ملاحظة في الفهرس في حقل الملاحظات أمام الوثيقة بإعارها للوحدة الإدارية المعنية ، ومن ثم إخراج الوثيقة من الملف .

فحص سلامة الوثيقة ومرفقاها ومعرفة عدد هذه المرفقات .

يصور الموظف المختص الوثيقة الأصلية ومرفقاها ، ويعفظ الصور مع طلب الاعارة في الملف بدلا عن الأصل المستخرج .

توضع الوثيقة المعارة وأساسها في وعاء شفاف للحفاظ عليها أثناء تداولها لدى المستعير ، ويوضع على الوثيقة داخل الوعاء أنموذج يميزها عن غيرها ، ويوضح على هذا الأنموذج البيانات الأساسية عن الوثيقة والجهة المستعيرة ، أنموذج إعارة رقم . (٥) يتسلم مندوب الوحدة الإدارية المختصة الوثيقة المعارة بعد التوقيع على أنموذج طلب الإعارة وتدوين اسمه وتاريخ الاستلام .

ط - بعد إتمام الإجراءات السابقة ، يقوم الموظف المختص بإعادة الملف إلى مكان

ينظم مركز الوثائق في الجهاز الإداري عملية متابعة إعادة الوثائق المعارة إلى أماكن

حفظها في الوقت المحدد وفقا للإجراءات التالية :

أت نرنا نتع ١١/٩

مه لالا) يعبئ الموظف المختص حقول بطاقة الإعارة ، ويضعها مع بطاقات الإعارة في الترتيب التاريخى لتاريخ إعادة الوثيقة ، أنموذج إعارة رقم . (٢) أما إذا كانت المتابعة آلية ، فيقوم الموظف بإدخال البيانات اللازمة في الحاسب الآلي لتتم عوجبها عملية المتابعة .

في التاريخ المحدد لإعادة الوثيقة يقوم الموظف المختص في المركز بالإتصال الهاتفي بالموظف المختص في الوحدة الإدارية المختصة ، ويطلب منه إعادة الوثيقة المعارة لانتهاء مدة إعارتها ، ويدون يوم وتاريخ وزمن الإتصال على بطاقة الإعارة .

إذا لم تعد الوثيقة في اليوم الأول للإتصال يعاد الاتصال الهاتفي مرة ثانية في اليوم التالي ويدون ذلك على بطاقة الإعارة .

إذا لم تعد الوثيقة في اليوم التالي لتاريخ الإتصال الهاتفى الثاني تعد مذكرة بإسم مدير الوحدة الإدارية المختصة بتوقيع مدير مركز الوثائق يطلب فيها التوجيه بإعادة الوثيقة الي انتهت مدة إعارتها بتاريخ ١٤٠٠١ ويشار في المذكرة إلى عمليي الإتصال الهاتفى ، أنموذج إعارة رقم . (٣) إذا لم تعد الوثيقة في اليوم الثاني من تاريخ المذكرة الأولى ، فتعد مذكرة إلحاقية بنفس المعن ، ويشار فيها إلى رقم المذكرة السابقة ، أنموذج إعارة رقم . (٤) ي تو ١١١٠

«ذه (لا إذا أعيدت الوثيقة المعارة يتم فحصها من قبل الموظف المختص وذلك مطابقتها على صورها المحفوظة في ملف الموضوع ، فإذا وجدت مكتملة ينم إتلاف الصورة المحفوظة بعد إعادة الوثيقة الأصلية إلى مكانها ، ومسح الملاحظة المدونة في فهرس الملف في حقل الملاحظات المتعلقة بالوثيقة ومن ثمم إعادة الملف إلى مكانه ، وحفظ طلب الإعارة وبطاقة الإعارة في ملف الوحدة الإدارية المختصة .

٥ إذا ثبت من واقع ملف إحدى الوحدات الإدارية لدى مركز الوثائق عدم تعاون

المختصين فيها في إعادة الوثائق المعارة في وقتها ، فيعد مذكرة من المركز لرئيس اللجنة الدائمة للوثائق في الجهاز الإداري ، بطلب توجيه المعنيين في هذه الوحدة بوجوب إعادة الوثائق المعارة إلى المركز في حينها .

باربائتب ١١/١١

إسم الجهاز رمزه ( طلب تزويد كتابي.

انموذج تزويد رقم . ) (١ مع التحية لمركز الوثائق .

نأمل تزويدنا بصورة من ( أساس الصادر ( ) الصادر ( ) القيد ) رقم وتاريخ ١٤٠٠١ المتعلق بموضوع .

لربطه بما ورد من برقم . وتاريخ ٨٤٠٠١ و ودمتم ٠ المختصبإدارة :

التوقيع .

الإسم التاريح ٥١٤٠٠ الساعة ( يعتمد تزويدهم بالمطلوب توقيعه .

التاريخ . ١٤٠٠١ تم تزويدهم بالمطلوب . إسم المختص

• العرب( توقيعه :

التاريخ A١٤٠٠١

إسم الجهاز رمزه ( طلب تزويد هاتفي انموذج ترويد رقم ٢).

إسم الجهة الطالبة :

إسم طالب الوثيقة :

تاريخ الطلب :

موضوع الوثيقة :

رقم الوثيقة : ) تاريخها A١٤٠٠١ استقبل الطلب من قبل .

توقيعه.

يعتمد تزويدهم بالمطلوب .

توقيعه :

التاريح ١٤٠٠١ و تم تزويدهم بالمطلوب . إسم المختص .

توقيعه :

التاريخ : ١٤٠٠١ ف وبم باننع

إسم الجهاز رمزه ٤٥) ( طلب تزويد آلي.

انموذج ترويد رقم (٣).

المكرم مدير مركز الوثائق المحترم بعد التحية نأمل إبلاغ إدارة الحاسب الآلي بإعتماد الموظف ممثلا لهذه الإدارة في الدخول على الحاسب الآلي للإطلاع على الوثائق المتعلقة بهذه الإدارة واستنساخ ما يحتاجه العمل منها ، وتزويده بالأداة التي تمكنه من ذلك ، وستكون الإدارة مسؤلة عن جميع ما يترتب على المذكور من مسؤليات نتيجة لحصوله على صلاحية الإطلاع على الوثائق والإستنساخ منها . ودمتم مدير التوقع الإ التاريخ ١٤٠٠ و نرن نتم

طلب إعارة وثيقة انموذج إعارة رقم ). (١ المكرم مدير مركز الوثائق المحترم بعد التحية أساس الصادر ١٤٠٠١ ى نظرا لحاجة الإدارة لإستعارة أساس القيد م د د المتعلق ب لمدة ( ) أيام لمعالجة المعاملة المقيدة برقم وتاريخ ١٤٠٠ ف لذا نأمل إتخاذ ما يلزم ، ودمتم مدير التوقع التاريخ ١٤٠٠١ و تعار الوثائق المطلوبة .

توقيعه :

التاريح الإ تم تسلم المطلوب من قبل التوقيع :

التاريح ٨٤٠٠١ و رقم الهاتف : ر ) بامبانتم

بطاقة إعارة وثيقة .

انموذج إعارة رقم (٢).

تاريخ إنتهاء الإعارة ١٤ ف إسم الوحدة الإدارية .

ر المعاملة ( : ) تاريخها / ٠ ٤ ١ ه رقم الملف ( عدد المرفقات ( : حالة المرفقات :

موضوع الوثيقة :

مدة الإعارة ( ) ايام تاريخ لا ر ٨٤٠٠١ و إسم الموظف المختص: رقم الهاتف ( أبوبرتانتءع

) متابعة إعادة وثيقة انموذج إعارة رقم (٢).

زمن الإتصال تاريخ الإتصال إسم المتصل اليوم نوع الإتصال رقم مذكرة الحوي أونرتانقع

إسم الجهاز " إشعار أول " واريح . ١٤٠٠١ و بطلب إعادة وثيقة معارة أنموذج إعارة رقم (٣).

المكرم المحترم بعد التحية سبق أن أعيرت لكم الوثيقة رقم ( ١٤٠٠١ و بتاريخ /..١٤ ه لمدة ( ) أيام . وكان من المقرر إعادتها للمركز بتاريخ /١٤٠٠ ه. وقد تم الإتصال الهاتفي بالمختص بتاريخ / ١٤٠٠١ ى وتاريع /١٤٠٠ ه ، إلا أنه حتى تاريخه لم يتم إعادة الوثيقة .

لذا نأمل توجية من يلزم بإعادة الوثيقة ، ودمتم. ٤٢) مدير مركز الوثائق صورة لملف الإدارة المختصة . • العربي) نمنا نته

إسم الجهاز " إشعار ثاني " واريح ١٤٠٠١ ى ) بطلب إعادة وثيقة معارة أنموذج إعارة رقم (٤).

المكرم المحترم بعد التحية إلحاقا لمذكرتنا رقم ( /١٤٠٠ ه بشأن طلب إعادة الوثيقة رقم ( /.١٤٠ ه المعارة لكم بتاريخ / ١٤٠٠١ ى لمدة ( ) أيام . وحيث أنه حتى تاريخه لم تعاد الوثيقة .

لذا نأمل توجيه من يلزم بإعادتها .

شارين تعاونكم ، ودمتم مدير مركز الوثائق صورة لملف الإدارة المختصة .

إسم الجهاز وثيقة معارة انموذج إعارة رقم (٥).

رقم الوثيقة ( صادر ( ) قيد : ) التاريح عدد مرفقاتها:

رقم الملف:

الموضوع .

الوحدة الإدارية المستعيرة :

رمزها:

مدة الإعارة:

ريخ الإعارة:

تاريخ إعادة الوثيقة :

ندن نن