لائحة الإتلاف

يشكل فى كل جهاز حكومي لجان إتلاف مختصة تحت إشراف اللجنة

الدائمة للوثائق بالجهاز التى يرأسها وكيل الجهاز، وتتكون هذه اللجان مس

أ -مندوب مختص من الوحدة الإدارية المختصة بالجهاز .

ب - مندوب مختص من مركز الوثائق بالجهاز .

ج مندوب مختص بالنتظيم الإداري بالجهاز .

د - مندوب مختص بالأنظمة بالجهاز .

يقوم المختصون بالحفظ الوسيط بمركز الوثائق بالجهاز بما يلي :

أ - نفقد مالد يهم من وثائق قبل نهاية العام بشهرين وتحديد ما تنتهي مدة حفظه منها .

ب عمل بيانات لكل نو ع من أنواع الوثائق التى انتهت مدة حفظها، ويراعى فى ذلك الترتيب التاريخى والرقمى لوثائق ، وذلك وفقا للنماذج المر افقة .

نقوم لجنة الإتلاف بذفحص الديانات المعدة والتأكد من إستكمالها المعاومات

وإنتهاء مدة حفظ الوثائق المراد إتلافها ، ومطابقتها علي بياناتها وتعبئة محضر الإتلاف المعد لهذا الغرض .

المالاة (٤) تطبع بيانات ومحاضر الوثائق المراد إتلافها من نسختين .

/ ': بى بانتع ر ١/

متمايذة التهاو المركز الوطني للوثائق والمحفوظات رمزه (٠٧٧)

نقوم لجنة الإتلاف بالتوقيع على نسخ البيانات والمحاضر المعدة بعد تدقيقها

ومطابقتها ومن ثم اعتمادها من اللجنة الدائمة للوثائق بالجهاز ممظة فى الوكيل ، بعد إعداد محضر من اللجنة الدائمة بالموافقة على الإتلاف .

تبعث البيانات والمحاضر للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات لاعتمادها .

يقوم المركز بتدقيق البيانات والتأكد من إستكمال معلوماتها ومن إنتهاء مدد

الحفظ وعدم تضمنها أى وثيقة من الوثائق المتقرر حفظها حفظا دائما .

يحتفظ المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بنسخة من بيانات ومحاضر

الإتلاف بعد اعتمادها ، وارسال النسخة الأخرى للجهاز .

تحفظ بيانات ومحاضر الإتلاف حفظا دائما ، وتصور وفقا للتقنيات الحديثة .

يتم إتلاف الوثائق التى انتهت مدة حفظها بفرمها تحت الإشراف المباشر

للجنة الإتلاف .

يتم التنسيق بين أعضاء لجنة الإتلاف لتحديد مواعيد الإتلاف بحيث لا

تتجاوز مضى شهرين من بداية العام الجديد

تجتمع لجنة الإتلاف فى المكان الذى توجد فيه الوثائق وتتم فيه عملية

الإتلاف وخقا للبرنامج الذى تحدده تبعا لكمية العمل . مدية السد ()

ايث الية المركز الوطني للوثالق والمحلوظات رهن ٧٩١٠.)

يتم إتلاف الوثائق التى تكون مدة حفظها قد إنتوت عند صدور قوائم مدد

الحاظ ، على أن تراعى لجنة الإتلاف الأمور التالية - :

أ - ستخراج الوثائق دائمة الحفظ التى قد نكون ضمن المرخقات كأصول الأوامر الملكية والأوامر السامية ومكوك الملكية ونحوها مما له اهمية لادولة أو للأفراد ، وتسايمها الجهات المختصة بالطرق النظامية .

ب - استخراج الأوراق التى عليها طوابع أو أختام أو تواقيع أو شروحات مهمة اكبار المسؤلين ، وتسليمها المركز الوطني الوثائق والمحفوظات .

ج - إختيار عينات جيدة من كل نوع من أنواع الوثائق المؤقتة الحفظ وتسليمها للمركز الوطني وثائق والمحفوظات .

يحدد المركز الوطني لاوثائق والمحفوظات بالتفاهم مع الأجهزة المعنية

الأوراق هيد الأساسية التى يتم إتلافها مباشرة دون الرجوع الى لجنة الإتلاف .

يعمل المركز الوطني على تشكيل لجنة من مندوبين منه ومن وزارة المالية

والاقتصاد الوطني وديوان المراقبة العامة والجهاز المعني بالوثائق المتقرر اجلافها العمل على وضع الترتيبات اللازمة للإسذفادة من المادة الأواية لهذه الأوعية . - المربية" }.? بلامبانتم )

المملكة العربية السعودية مركز الوثالل الجهاز الحكوهي رمزه( ) رمزه ( لموذج الإتلاف رقم (١) محضر الإتلاف رقم .. ( الوحدة الإدارية المختصة رمزها م ١٦) بناء على المادة ) (٦ من نظام الوثائق والمحفوظات ، وعلى لائهة الإتلاف الصادرة بالأمر السامى رئم ( ١٣٧٩/٧/م ) وتاريخ ١٤١٦/٧/٢١ ه.

فقد إجتمعت لجنة الإتلاف المشكلة بالقرار رقم . .وتويخ

٠٠- ٠١٠٠...٦٤ و والمكونة من / . مندوب الوحدة الإدارية المختصة بالجهاز .

مندوب مركز الوثائق بالجهاز .

. مندوب مختص بالتنظيم الإداري بالجهاز.

مندوب مختصى بالأنخظمة بالجهاز .

وتأكدت من أن الوثائق المدرجة فى بيان الإتلاف رقم ، ) ( قد انتهت مدة حفظها ، وان كامل المعلومات المدرجة في بيانات الإتلاف كاملة ومحيحة ، حيث تمت مطابقتها على الوثائق المتقرر إتلافها لانتهاء مدة حفظها ، والتي بلغت ) ( وثيقة فى ) صفحة وبلغ وزنها

وقد تم استبعاد الوثائق التالية من عمليات الإتلاف ، وهى - :

- الوثائق ذات الحنظ الدائم وعددها .. ( .٢ وس عينات مختارة من جميع أنواع الوثائق وعددها ) عينة .

٣- الوثائق التى تحمل توجيهات وشروح مهمة وعددها .. ( ) وثيقة .

الوثائق التى تحمل توكيعات وأختام لشخصيات مهمة وعددها .. ( . )وشقة . • العربية.

ر و الوثائق التى عليها طوابع وعددها .. ( ) . ونعه بو بمتانته IC'Ä )

المماكة العربية السعودية مركز الوثائق الجهاز الحكومى رمزه( ) رمزه ( نموذج الإحلاف رقم (١) تابع محضر الإتلاف رقم ( الوحدة الإدارية المختصة رمزها ص ٢٢٦) وقد بعثت الوثائق المستبعدة من عملية الإتلاف بالخطاب رقم وتاريخ ١٤١ / / للمركز الوطني لاوثائق والمحةوخلات حسب الديانات المرافقة بعد أن وفرت المعاومات اللازمة عنها ، وقد بلغ عدد إجمالي الوثائق المستبعدة ) ( وددعه وبهذا أذنت اللجنة بإتلاف الأوراق النى إذذهت مدة حفظها بتاريخ/ / ١٤١ ه بواسطة الفرم ، على أن يقوم مركز الوثائق بالجهاز بتعدئة النماذج الإحصائية التى تبدا من رقم (٨) الى رقم (١٥) وتزويد المركز ااوطنى اوثائق والمحةوظات بنسخة مذها فى حينه ، والله الموفق .،،، حرر هذا المحضر بتار بني ١٤ لجنة الإ تلاف مندوب الوحدة الإدارية المختصنة بالجهاز . مندوب مركز الوثائق بالجهاز .

التوقيع : التوقيع :

الاسم : الاسم :

المندوب المختص بالتنظيم الإداري بالجهاز . المذدوب المخذص بالأنظمة بالجهاز .

التوقيع : التو قيع :

الاسم : إلا رمتوا ، مدية السد وكيل:

ااذوقيع :

إلا أبووم بانتع )

الجهاز الحكوهي بيان الإتلاف رقم . ( ومزه ( رهزه ( ) لمواج الإتلاف ولم (٢) الوحدة الادارية المختصة رمزها .

بيان بالوثائق التى انتهت مدة حفظها ، وتقرر إتلافها بموجب محضر الإتلاف رقم ( ) وتاريخ عده إسم الوثيقة وموضوعها رقمها تاريخها عده مدة بداية رقم الملف رقم أوراقها الحفظ الحفظ أو الحاوية الصند " المجمهر) الا التوابع بوبرتانتم

م نموذج الإتلاف رقم (٣) الوحدة الإدارية المختصة رمزها .

بيان بالوثائق دائمة الحفظ المستخرجه من مرفقات الوثائق المتقرر إتلافها بموجب محضر الإتلاف رقم( ) وتاريخ عدد أوراقها أعضاء لجنة الاتلاف • العربية؟

الا التوقعع 4 بوبممائوم

الجهاز الحكومي رهره رهسسزه ( نموذج الإتلاف رلم (٤) بيان بالوثائق المستبعدة كعينات من الوثائق المتلفه بموجب محضر الإتلاف رقم ) ( وتاريخ ٨٤ و.

عدد أرراتها

• المربية" الا الولبع 4 بوبرمانتع

مه ( نموذج الإتلاف رقم (ه) الوحدة الإدارية المختصة مزها بيان بالوثائق التى بها توجيهات وشروح وجرى إستبعادها من عملية الإتلاف التى تمت بموجب محضر الإتلاف رقم( ) وتاريخ ١٤ ف.

عدد أوراقها أعضاء لجنة الأتلاف الا التواعع . ر ٠٠٠،،، بوب بانتع

رمسه ( نموذج الإتلاى رلم (1) بيان بالوثائق التى بها توقيعات وأختام وجرى إستبعادها من عملية الإتلاف التى تمت بموجب محضر الإتلاف وقم( ) وتاريخ عدد أوراقها الا التواعع ، أبو بم مانو

رمه ( نهوذج الإتلاف رقم (٧) بيان بالوثائق التى عليها طوابع وجرى إستبعادها من عملية الإتلاف التى تمت بموجب محضر الإتلاف رقم( ) وتاريخ عدد أوراقها أعضاء لجنة الاتلاف رمدة السع الا الاوقعع ، ، بمتانته

رهزه ( لمولأج الإتلاف ردم (٨) جدول إحصائي يبين عدده وحجم ووزن الوثائق المتلفه لوحدة . لعا محضر الاتلاف عدد عدد مكعبات الأوراق المتلهه الوحدات الأوراق عدد وزنها المتلفه المتلفه تاريخه عددها ك بويو المجموع .

4 بو بمتانقم

وهسسه نموذج الإتلاف وق (٩) جدول إحصائي يبين عده وحجم ووزن الوثائق المتلفه لوحدة .

من عام .

عدد عدد عدد العا الوحدات وزنها المتلفه المتلفه عددها المجموع بوم بانتع

كر الوثائق نموذج الإتلاف رطم ) (١٠

٠ ) أعداد وحجم ووزن الوثائق المتلفه للوحدات الادارية جدول إحصائي يبين بالجهاز لعام عدد عدد الأوراق ون عده الوحدة الادارية المختصة الوحدات المتلفه عددها ك ج . «رعميهبةالسوى أ كنانته المجموع

مركز الوثائق رمسزه ( نموذج الإتلاف رلم (١١) وهره ( جدول إحصائي يبين عده وحجم ووزن الوثائق المتلفه بالجهاز من ٣.

عده العام الوحدات وزنها نسبتها المتلهه المتلفه . «ارعمهةالسي المجموع و يرنا نته

وه ) نموذج الإتلاف ظم (١٢) جدول إحصائى يبين فئات وأعداه الوثائق المستبعدة من عمليات إتلاف الوثائق لوحدة . . عا محضر الاتلاف الوثائق المستبعدة بسبب أنها عدد وقمه تاريخه دائمة عينات المجموع بها توجيهات بها توقيعات عليها طوابع الحفظ وخرو وأختا المجههد) ل بنم نانتم

مركز الوثائق وهزه رمسزه نموذج الإتلال رلم (١٣) جدول إحصائي يبين فئات واعداد الوثائق المستبعدة من عمليات الاتلاف لوحدة . : من عام . لعا الوثائق المستبعدة بسبب أنها عده العا دائمة عينات بها توجيهات بها توقيعات عليها طوابع المجموع الحهظ ودرو وأختام :ZZ'*\' إمح العربي« المجموع لا ٠٠ 4 بوبرنانتم

الجهاز الحكومي ومزه ( ) ه نموذج الإتلاف رل (١٤) جدول إحصائي يبين فئات وأعداه الوثائق المستبعدة من عمليات إتلاف وثائق الوحدات الادارية بالجهاز لعام .

الوحدة الادارية عدد المختصة دائمة عينات بها توجيهات بها توقيعات عليها طوابع المجموع الحفظ ودروع وأختام المجموع ١٠

ى - ونم مانوم

مركز الوثائق رمزه ( ) رهسسزه نموذج الإتلاف رلم (١٥) جدول إحصائي يبين فئات وأعداه الوثائق المستبعدة من عمليات إتلاف وثائق الوحدات الادارية من عام . ، الى عام ..

الوثائق المستبعدة بسبب أنها عدد العا دائمة عينات بها توجيهات بها توقيعات عليها طوابع المجموع الحفظ وشروح وأختام المجموع توم نيية ١٠