لائحة الأوعية

الوعاء : هو الشيء الذي يحوي معلومات معينه .

تنقسم المعلومات الى ثلاثة أنواع :ـ

أ ـ معلومات أساسية كالنصوص وتشمل المراسلات والسجلات القضائية ونحوها .

ب ـ معلومات أساسية غير نصية وتشمل الخرائط والصور والرسوم ونحوها .

جـ ـ معلومات مرشدة كالفهارس والكشافات وما يماثلها من السجلات .

تدون المعلومات النصية على وسائط ورقية وفقا لما يلي :ـ

أ ـ تدون الوثائق المهمة على ورق رسمي أمني .

ب ـ تتم المكاتبات الرسمية الموجهة للأجهزة الأخرى على ورق رسمي أمني .

جـ ـ تتم المكاتبات الرسمية داخل الجهاز على ورق رسمي .

تدون المعلومات غير النصية كالخرائط والصور على أجود المواد الخاصة بها وعلى وسائط الحفظ الحديث وفقا للتقنيات الحديثة .

يراعى تدوين المعلومات المرشدة على وسائل تخزين المعلومات وفقا للتقنيات الحديثة .

الورق الرسمي : هو الذي يحمل إسم الدولة وشعارها الرسمي وإسم الجهاز .

الورق الرسمي الأمني : هو الذي يحمل اضافة الى ما ورد في المادة (٦) سمه أمنية تحدد بالإتفاق بين المركز الوطني ووزارة المالية (مطابع الحكومة ).

يكون الوعاء الورقي متناسبا من حيث الجودة مع أهمية ما يدون فيه من معلومات .

تقسم الأوعية الورقية المراد استخدامها من حيث الجودة الى ثلاثة أنواع :ـ

أ ـ ورق ممتاز : ويخصص للمكاتبات ذات الحفظ الدائم .

ب ـ ورق جيد : ويخصص للمكاتبات ذات الحفظ المؤقت .

جـ ـ ورق عادي : ويخصص للمسودات الخطيه .

تلتزم الأجهزة الحكومية فيما يصدر عنها من خطابات ومرفقات بالمقاسات المحددة بقرار مجلس الوزراء رقم ١٢٦ لعام ١٤٠٦هـ .

تحدد مواصفات كل نوع من أنواع الورق المشار اليه بالمادة (٩) من قبل الهيئة السعودية للمواصفات والمقاييس ، ويصدر بذلك قرار من هيئة إدارة المركز .

يحدد ما يجري تدوينه على كل نوع من أنواع الورق المشار اليه بالمادة (٩) بقرار من هيئة إدارة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات .

تتم جميع الأعمال التحضيرية على وعاء ورقي عادي ، وعند ما يصبح العمل في صيغته النهائية يسحب على الورق المناسب له من قبل أقسام النسخ .

لا يجوز استخدام المطبوعات الرسمية (الأبواك والظروف) ، في غير ما خصصت له من أعمال رسمية .