قواعد عمل لجان النظر في مخالفة أحكام نظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه

الجهة المختصة: الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي

النظام: نظام حماية البيانات الشخصية الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/١٩) وتاريخ ١٤٤٣/٠٢/٠٩هـ وتعديلاته.

اللوائح: اللوائح التنفيذية للنظام.

رئيس الجهة المختصة: رئيس الجهة المختصة التي صدر بتحديدها قرار مجلس الوزراء رقم (٩٨) وتاريخ ١٤٤٣/٢/٧هـ.

اللجنة: لجنة النظر في مخالفة أحكام النظام واللوائح، ويشار إليها مجتمعة بـ"اللجان".

العضو: عضو اللجنة ويشار إليهم مجتمعين بـ"الأعضاء".

الأمانة: أمانة اللجان.

القواعد: قواعد عمل لجان النظر في مخالفات أحكام النظام واللوائح وملحقاتها.

المنصة الإلكترونية: وسيلة إلكترونية لتلقي الدعاوى ومتابعة الإجراءات المتعلقة بها.

جهة الادعاء: الجهة المختصة بالادعاء بالمخالفات أمام لجان النظر في مخالفات أحكام النظام.

المدعى عليه: كل شخص طبيعي أو اعتباري يتم الادعاء ضده أمام اللجنة.

الأطراف: جهة الادعاء، والمدعى عليه.

يوم / أيام: يوم تقويمي وفقاً للتقويم الهجري.

تسري أحكام هذه القواعد على كافة الجهات التي تطبق عليها أحكام نظام حماية البيانات الشخصية.

تشكل بقرار من رئيس الجهة المختصة، لجنة (أو أكثر) لا يقل عدد أعضائها عن (ثلاثة)، ويسمى أحدهم رئيساً ويكون من بينهم مختص فني ومستشار نظامي، ويكون لكل لجنة عضو احتياطي أو أكثر، وتحدد مكافآتهم وآليتها وفقاً للملحق رقم (١).

مدة العضوية (ثلاث) سنوات قابلة للتجديد، ويستمر العضو في عضويته بعد انتهاء مدتها إلى حين تعيين بديل عنه.

لرئيس الجهة المختصة إعادة تشكيل اللجنة بأي شكل كان سواء بإلغاء العضوية أو بالإضافة أو غيره متى ما اقتضت الحاجة إلى ذلك.

لرئيس الجهة المختصة في حال شغور عضوية أحد الأعضاء لأي سبب من الأسباب الموجبة لذلك تكليف بديل عنه، ويكون التكليف لمدة مماثلة للمدة المتبقية لسلفه في عضوية اللجنة.

ترتبط اللجان تنظيمياً برئيس الجهة المختصة، وتكون مستقلة في أداء أعمالها.

مع مراعاة ما نصت عليه المادة (الخامسة والثلاثون) من النظام، تختص اللجنة بالنظر في مخالفات أحكام النظام واللوائح وإيقاع العقوبات المقررة نظاماً، وفي حال كانت الدعوى لا تقع ضمن اختصاصها فتصدر قراراً بذلك، ولها في سبيل تحقيق اختصاصاتها ممارسة الصلاحيات الآتية:

١. للجنة ممارسة جميع الصلاحيات اللازمة التي تمكنها من النظر في الدعوى ومن ذلك طلب المثول أمام اللجنة والإفادات أو التقارير من أي جهة أو شخص مع تحديد مدة مناسبة للرد عليها، متى ما رأت ذلك.

٢. للجنة استدعاء من تراه لسماع أقواله حول الدعوى المنظورة أمامها إما حضورياً أو كتابياً أو بالوسيلة التي تراها مناسبة ومن ذلك وسائل الاتصال الإلكترونية المرئية والمسموعة، وتتلقى جوابه عبر الوسيلة ذاتها ما لم تقرر اللجنة خلاف ذلك، وعلى المستدعى الرد على ما طُلب منه وفقاً للمدة المحددة من اللجنة على أن تثبت الأقوال في محضر خاص ويلتزم المستدعى بالتوقيع عليه، وفي حال رفض الحضور أو حضر ورفض التوقيع؛ فيثبت ذلك في المحضر، ويجوز للجنة إصدار قرارها بناءً على هذا المحضر.

٣. الاطلاع على جميع البيانات والتقارير والمستندات والمعلومات والسجلات والوثائق المتعلقة بأعمالها، وغير ذلك من المعلومات ذوات العلاقة بالدعاوى التي تنظرها أو التي ترى أهمية الاطلاع عليها بما فيها البيانات السرية.

٤. الاستعانة بالخبراء والمختصين لدراسة ما تراه اللجنة، على أن يتم تحديد مهمة من يستعان به وموعد إيداع التقرير -عند الحاجة- وتتحمل الجهة المختصة نفقات ذلك.

٥. أي مهام أخرى يُكلف بها رئيس الجهة المختصة وفقاً للنظام واللوائح.

تباشر الأمانة جميع الأعمال الإدارية والدعم للجان، وترتبط برئيس الجهة المختصة أو من يفوضه بذلك، وتتولى المهام الآتية:

١. مراجعة ملفات الدعاوى الواردة إليها من جهة الادعاء للتأكد من اكتمال متطلبات النظر فيها ومن ثم قيدها في سجل خاص بذلك، أو إعادتها إلى مقدمها لاستكمال اللازم خلال (١٠) أيام، وتعد الدعوى مقيدة من تاريخ تسلمها من جهة الادعاء مستوفية متطلبات النظر فيها.

٢. التأكد من اختصاص اللجنة بموضوع الدعوى.

٣. إحالة ملف الدعوى إلى اللجنة بعد التأكد من اكتمال المتطلبات اللازمة للنظر فيها.

٤. تبليغ الأطراف بقرار اللجنة بأي من وسائل التبليغ المعتبرة نظاماً.

٥. أي مهمات أخرى تسند إليها من رئيس الجهة المختصة.

تتولى الجهة المختصة الادعاء بمخالفات أحكام النظام ولوائحه بموجب لوائح ادعاء يتم الرفع بها إلى الأمانة، مع مراعاة دقة البيانات الواردة فيها واكتمالها.

يمثل جهة الادعاء -أمام اللجان في دعاوى مخالفات أحكام نظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه التي تختص بنظرها وفقاً لأحكام النظام- الموظفون الذين يصدر بتسميتهم قرار من رئيس الجهة المختصة أو من يفوضه.

يتم تقديم لوائح الادعاء لدى الأمانة من قبل جهة الادعاء خلال مدة لا تتجاوز (60) يوماً من تاريخ رفع الشكوى من قبل صاحب البيانات الشخصية؛ ما لم يكن هناك عذر تقبله اللجنة.

يتم تقديم لوائح الادعاء مستوفية المتطلبات الآتية:

- الاسم الكامل للمدعي.

- الاسم الكامل للمدعى عليه ورقم (الهوية أو السجل التجاري)، وعنوانه، ووسيلة الاتصال به -ما أمكن-.

- موضوع الدعوى بالتفصيل مع إرفاق الأدلة المتعلقة بها وجميع المستندات والوثائق الداعمة.

- تاريخ وقوع المخالفة أو العلم بها.

- محاضر أو قرارات اللجان ذات العلاقة -إن وجدت-.

- أي وثائق أخرى ذات علاقة بموضوع المخالفة.

تعقد اجتماعات اللجنة في مقر الأمانة، ولها أن تعقد اجتماعاتها عن طريق أي من وسائل الاتصال الإلكترونية المرئية والمسموعة.

تثبت اجتماعات اللجان ومداولاتها وقراراتها المتخذة في محضر خاص بذلك، ويدون فيه تاريخ ووقت ومكان انعقاد الاجتماع، وأسماء الحضور.

للجنة الحق في قبول أي وسيلة إثبات تراها مناسبة في الدعاوى المنظورة أمامها.

يعد الإشعار والتبليغ منتجاً لآثاره النظامية إذا تم عبر أي من الوسائل التالية:

- الرسائل النصية المرسلة عبر الهاتف المحمول الموثق.

- البريد الإلكتروني الموثق.

- العنوان الوطني أو أي من الحسابات المسجلة في أي من الأنظمة الآلية الحكومية أو بأي وسيلة أخرى تحددها الجهة المختصة، ويتحقق بها الإشعار والتبليغ.

- العنوان المدون في السجل التجاري للشركات والمؤسسات.

- العنوان الذي يختاره الأجنبي في المملكة.

- عبر المنصة الإلكترونية.

يكون للمدعى عليه الحق في الرد على ما وجه إليه خلال مدة (٥) أيام من تاريخ الإشعار بالوسيلة التي تحددها الأمانة في إشعارها.

يجب تبليغ الأطراف بالقرار -إما بثبوت المخالفة أو عدمها- خلال (١٥) يوماً من تاريخ اعتماده، وللجنة صلاحية تمديد المدة عند الاقتضاء.

تعتمد قرارات اللجنة من رئيس الجهة المختصة أو من يفوضه.

يحق لمن صدر ضده القرار التظلم منه أمام الجهة المختصة خلال (٦٠) يوماً من تاريخ التبليغ بالقرار.

تعد قرارات اللجنة واجبة النفاذ على من صدرت بحقه وذلك في حال عدم التظلم أمام الجهة المختصة بموجب المادة (الحادية والعشرون) من هذه القواعد أو في حال صدور حكم نهائي من المحكمة المختصة برفض دعوى التظلم.

يجوز للجنة -وفقاً لتقديرها- تأجيل النظر في المخالفة على ألا تتجاوز مدة التأجيل (٣٠) يوماً.

يجب على اللجنة إصدار القرارات خلال (٣٠) يوماً من تاريخ اكتمال متطلبات الدعوى، وللجنة صلاحية تمديد المدة عند الاقتضاء.

يجب أن يتضمن قرار اللجنة -كحد أدنى- الآتي:

- أسماء الأطراف.

- أسماء أعضاء اللجنة المشاركين ومصادقتهم على القرار.

- رقم القرار وتاريخ إصداره.

- وقائع المخالفة قدر الإمكان.

- وصف المخالفة وتسبيب إثبات ارتكابها.

- إفادات المخالف -إن وجدت-.

- العقوبة المقررة.

- النص على حق المخالف في التظلم على قرار اللجنة أمام المحكمة المختصة.

يكون للجنة حق إصدار القرار دون حضور الأطراف، ولها استدعاء من تراه لحضور جلساتها -وفقاً لتقديرها-.

إذا وقع أي غموض أو إبهام في القرار فإن لأي من طرفي الدعوى أن يطلب من اللجنة تفسير القرار.

تقوم الأمانة بتسليم من صدر بحقه القرار بنسخة من قرارها خلال مدة لا تتجاوز (١٥) يوماً من تاريخ اعتماده من رئيس الجهة المختصة، وفي حال تعذر تسليم المخالف بقرار اللجنة؛ يتم تسليمه عن طريق الجهات المختصة.

تعد جميع مداولات اللجنة وقراراتها سرية ما لم يتضمن القرار النص على نشر ملخصه، وعلى الأعضاء والأمين وغيرهم ممن يحضرون الاجتماعات المحافظة على ذلك.

دون إخلال بما نصت عليه المادة (الخامسة والثلاثون) من النظام، وأي عقوبة أشد منصوص عليها في نظام آخر، تتولى اللجنة إيقاع العقوبات المنصوص عليها في النظام واللوائح وذلك على النحو الآتي:

- الإنذار.

- غرامة لا تزيد على (خمسة ملايين) ريال.

- تجوز مضاعفة عقوبة الغرامة في حال تكرار المخالفة على ألا تتجاوز ضعف المبلغ المنصوص عليه في النظام.

- للجنة إلزام المحكوم عليه أو المخالف بنشر ملخص القرار على نفقته بأي وسيلة نشر تراها مناسبة على أن يكون ذلك بعد اكتساب الحكم الصفة القطعية.

- يراعى عند إيقاع العقوبة أن تتناسب مع حجم المخالفة وجسامتها ومدى تأثيرها.

لا يجوز مخالفة بنود قواعد العمل هذه تحت أي مسوغ وتقوم الجهة صاحبة الاختصاص بمتابعة الامتثال بتطبيق القواعد وتصعيد حالات المخالفة لصاحب الصلاحية.

تطبق أحكام نظام المرافعات الشرعية، ونظام الإثبات -بحسب الأحوال- فيما لم يرد فيه نص خاص في القواعد، وذلك بالقدر الذي يتفق مع طبيعة المخالفة المنظورة أمام اللجنة.

لا يجوز لعضو اللجنة المشاركة في النظر في الدعوى المعروضة على اللجنة إذا كانت له صلة قرابة (حتى الدرجة الرابعة) أو مصلحة من أي نوع مع الأطراف أو صاحب البيانات الشخصية، وعلى العضو في هذه الحالة إبلاغ رئيس اللجنة للتنحي عن النظر فيها.

اللغة العربية هي اللغة المعتمدة في إجراءات النظر في المخالفة، ولا يجوز تقديم أي مستندات أو وثائق بغير اللغة العربية ما لم تكن مصحوبة بترجمة معتمدة من مكتب مرخص.

تخضع القواعد للمراجعة الدورية، ولا يجوز إجراء أي تعديل عليها إلا بقرار من رئيس الجهة المختصة.

يعمل بالقواعد من تاريخ نشرها في الموقع الرسمي للجهة المختصة.