Kingdom of Saudi Arabia Ministry of Education University of Tabuk Data Governance Unit
المملكة العربية السعودية وزارة التعليم جامعة تبوك
وحدة حوكمة البيانات
دليل جامعة تبوكلإتلاف البيانات الشخصية وإخفاء الهوية والترميز
V.1.0
دليل جامعة تبوك لإتلاف البيانات الشخصية وإخفاء الهوية والترميز جامعة تبوك
وحدة حوكمة البيانات 1.0
اصدار 2024-09-08م
تفاصيل الوثيقة
اسم المستند المؤسسة
مالك الوثيقة رقم الاصدار
الحالة تاريخ الإصدار التصنيف الأمني جدول اعتماد الوثيقة
موافقة د. محمد متعب العتيبي مشرف وحدة حوكمة البيانات
مراجعة د. محمد نايف العطوي
مسؤول الامتثال
تحرير .1د. هيفاء عيد أبو شغيل مسؤول حماية البيانات الشخصية
التوقيع ---
التاري خ
الوظيفة م رشف وحدة حوكمة البيانات
التعديلات لا يوجد
التاريخ 2024-09-10م
الاصدار 1.0
الموافقات
الاسم د. محمد متعب العتي يب اللجنة التنفيذية لحوكمة البيانات
التعريف
جامعة تبوك
الوكالات، العمادات، الوحدات، الإدارات، الأقسام.
مجموعة من الحقائق في صورتها الأولية أو في صورة غير منظمة، مثل: الأرقام، أو الحروف، أو الصور الثابتة، أو الفيديو، أو التسجيلات الصوتية، أو الرموز التعبيرية.
كل بيان - مهما كان مصدره أو شكله - من شأنه أن يؤدي إلى معرفة الفرد على وجه التحديد، أو يجعله قابلاا للتعرف عليه بصفة مباشرة أو غير مباشرة عند دمجه مع بيانات أخرى، ويشمل ذلك -على سبيل المثال لا الحصر -
الاسم، وأرقام الهويات الشخصية، والعناوين، وأرقام التواصل، وأرقام الحسابات البنكية والبطاقات الائتمانية، والبيانات الصحية، وصور المستخدم الثابتة أو المتحركة، وغير ذلك من البيانات ذات الطابع الشخصي أو ذات
السمة الخاصة التي يستدل منها على فرد معين.
القدرة على الوصول المنطقي والمادي إلى البيانات والموارد التقنية للجامعة، لغرض استخدامها.
الشخص الطبيعي الذي تتعلق به البيانات الشخصية أو من يمثله أو من له الولاية الشرعية عليه.
جميع العمليات التي تُجرى على البيانات الشخصية بأي وسيلة كانت يدوية أو آلية، وتشمل هذه العمليات -على سبيل المثال لا الحصر- جمع البيانات ونقلها وحفظها وتخزينها ومشاركتها وإتلافها وتحليلها واستخراج أنماطها والاستنتاج منها وربطها مع بيانات أخرى.
تمكين أي شخص – ماعدا مكتب إدارة البيانات في الجامعة - من الحصول على البيانات الشخصية أو استعمالها أو الاطلاع عليها أو الوصول إليها بأي وسيلة ولأي غرض.
الإفصاح عن البيانات الشخصية، أو الحصول عليها، أو تمكين الوصول إليها دون تصريح أو سند نظامي، سوا اء بقصد أو بغير قصد.
أي عمل يؤدي إلى إزالة البيانات الشخصية ويجعل من المتعذر الاطلاع عليها أو استعادتها مرة أخرى، بما في ذلك المسح والحذف سوا اء كان ذلك إلكترونياا أو مادياا.
هو بيان خارجي موجه للأفراد يوضح محتوى البيانات الشخصية ووسائل جمعها والغرض من معالجتها وكيفية استخدامها والجهات ذات العلاقة التي سيتم مشاركة هذه البيانات معها وفترة الاحتفاظ بها وآلية التخلص منها.
مستويات تصنيف البيانات هي: سري للغاية، سري، مقيد، عام.
المصطلح الجامعة
جهات الجامعة
البيانات
البيانات الشخصية
الوصول للبيانات صاحب البيانات
الشخصية
معالجة البيانات الشخصية
الإفصاح عن البيانات الشخصية
تسريب البيانات الشخصية
اتلاف البيانات الشخصية
إشعار الخصوصية
مستويات تصنيف البيانات
المحتويات
المقدمة
نظرًا للدور الذي تضطلع به جامعة تبوك في رفع مستوى الوعي لدى الجهات المشمولة بأحكام نظام حماية البيانات الشخصية "النظام" ولائحته التنفيذية وتمكينهم من معرفة التزاماتهم الواردة في المادة )الثامنة عشرة( من النظام، وما ورد في شأنه في المادة )الثامنة( والمادة )التاسعة( من اللائحة التنفيذية، أصدرت جامعة تبوك هذا الدليل الاسترشادي بغرض مساعدة الجهات داخلها )الإدارات والعمادات المساندة( في تحديد الحالات التي يجب فيها إتلاف
البيانات الشخصية أو إخفاء هوية أصحابها. كما يقدم هذا الدليل بعض الأمثلة على التقنيات المساعدة في الإتلاف وإخفاء الهوية والتمييز. ويمكن الرجوع إلى النظام ولائحته التنفيذية لتحديد المقصود بالألفاظ والعبارات الواردة في هذا الدليل، وتحديد المتطلبات النظامية، فلا يمكن أن يُغني الاطلاع على هذا الدليل عن الرجوع لنظام حماية البيانات
ً الشخصية و لوائحه بجامعة تبوك ؛ إذ تظل أحكام النظام ولائحته التنفيذية مرجعية لجميع ما يتعلق بتطبيق أحكامه.
الهدف
يهدف هذا الدليل إلى الآتي:
1- دعم الجهات المختلفة بجامعة تبوك )الإدارات والعمادات المساندة( في تطبيق أحكام النظام.
2- تشجيع الإدارات والعمادات المساندة في جامعة تبوك على تبني أفضل ممارسات إتلاف البيانات الشخصية وإخفاء الهوية والترميز.
3- تقديم بعض الأمثلة التقنية للإدارات والعمادات المساندة في جامعة تبوك لمساعدتها في تطبيق أحكام إتلاف البيانات الشخصية وإخفاء الهوية
والترميز الواردة في النظام ولائحته التنفيذية.
4- المساهمة في تمكين أصحاب البيانات الشخصية في جامعة بتوك من ممارسة حقوقهم المنصوص عليها في النظام.
5- المحافظة على خصوصية أصحاب البيانات الشخصية في جامعة تبوك.
إتلاف البيانات الشخصية:
في الحالات التي يجب على جهات جامعة تبوك )من الإدارات والعمادات المساندة( إتلاف البيانات الشخصية، التأكد من ضمان إتلافها بشكل نهائي
يجعل من المتعذر الاطلاع عليها أو استعادتها مرة أخرى أو معرفة صاحبها على وجه التحديد، كما أن عملية إتلاف البيانات الشخصية والنسخ الاحتياطي لا تعد من قبيل عمليات الإتلاف، ويجب التعامل معها ككيانات شخصية وفقًا لأحكام النظام ولائحته. ومع مراعاة ما نصت عليه المادة )الثامنة عشرة( من النظام والمتطلبات النظامية الأخرى المتعلقة بالاحتفاظ عمومًا، فإن هذا الدليل لا يغني عن التزام جهات جامعة تبوك بالضوابط
ً والمعايير والقواعد ذات الصلة الصادرة عن الهيئة الوطنية للأمن السيبراني مثلا، وغيرها من المتطلبات النظامية التي تقرها الجهات المختصة ذات
العلاقة.
أحوال الإتلاف:
على جهات جامعة تبوك )الإدارات والعمادات المساندة( إتلاف البيانات الشخصية في أي من الأحوال الآتية: ً
أ- تنفيذا لطلب صاحب البيانات الشخصية حسب النموذج المعد لذلك مرفق )أ.) ب- إذا لم تعد البيانات الشخصية ضرورية لتحقيق الغرض الذي جمعت من أجله. ت- إذا عدل صاحب البيانات الشخصية عن موافقته على جمع بياناته الشخصية، وكانت الموافقة هي المسوغ النظامي الوحيد للمعالجة. ث- إذا علمت الجهة المعنية بالإتلاف في جامعة تبوك أن البيانات الشخصية تجرى معالجتها بطريقة مخالفة للنظام.
شروط الإتلاف:
على جهات جامعة تبوك )من الإدارات والعمادات المساندة( عند إتلافها للبيانات الشخصية القيام بالتالي: أ- اتخاذ الإجراءات الملائمة لإشعار الجهات الأخرى داخل جامعة تبوك التي أصدرت لها الجهة عن البيانات الشخصية ذات الصلة، وطلب إتلافها.
ب- اتخاذ الإجراءات الملائمة لإشعار الأشخاص الذين تم الإفصاح لهم عن البيانات الشخصية بأي وسيلة كانت وطلب إتلافها. ت- إتلاف كل النسخ المتعلقة بالبيانات الشخصية المخزنة في أنظمة الجهة، بما في ذلك النسخ الاحتياطية، مع مراعاة أي ترتيبات المتطلبات
النظامية ذات العلاقة بهذا الشأن.
إخفاء الهوية:
على جهات جامعة تبوك )من الإدارات والعمادات المساندة( التأكد من إزالة المعرفات المباشرة وغير المباشرة لصاحب البيانات الشخصية بطريقة تجعل من المتعذر تحديد هوية صاحبها، كما لا تعد البيانات التي جرى إخفاء هوية أصحابها بيانات شخصية، وبالتالي لا تخضع لنطاق نظام حماية البيانات الشخصية.
على جهات جامعة تبوك )من الإدارات والعمادات المساندة( عند إخفائها لهوية صاحب البيانات الشخصية القيام بالآتي: أ- التأكد من عدم إمكانية إعادة التعرف على هوية صاحب البيانات الشخصية بعد إخفاء هويته.
ب- تقويم الأثر بما في ذلك إمكانية إعادة تحديد هوية صاحب البيانات الشخصية، وذلك في الأحوال المنصوص عليها في الفقرة )
1) من المادة )الخامسة والعشرون( من اللائحة التنفيذية.
ت- اتخاذ التدابير التنظيمية والإدارية والتقنية اللازمة لتجنب المخاطر، مع مراعاة التطورات التقنية وأساليب إخفاء الهوية وتحديثها ومواءمتها مع تلك التطورات.
ث- تقويم فعالية تقنيات إخفاء هوية صاحب البيانات الشخصية المُطبقة، وإجراء التعديلات اللازمة لضمان عدم إمكانية إعادة التعرف على هوية صاحب البيانات الشخصية.
المراجع:
)منصة حوكمة البيانات الوطنية( : الأدلة الإجرائية والاس رتشادية
https://dgp.sdaia.gov.sa/wps/portal/pdp/knowledgecenter/ProceduralAndGuidingEvidence
ملحق أ
نموذج طلب إتلاف بيانات شخصية
أولا : بيانات مقدم الطلب :
اسم الجهة المعنية بإتلاف البيانات
اسم مقدم الطلب
الرقم الوظيفي )*لمنسوبي الجامعة( جهة العمل في حال تقديم الطلب
كممثل لأحد جهات الجامعة البيانات المطلوب إتلافها
مبررات طلب إتلاف البيانات
اطلعت على نظام حماية البيانات الشخصية بجامعة تبوك
https://www.ut.edu.sa/ar/Units/Data-management/Documents/PersonalDataProtectionSystem.pdf
التوقيع
التاريخ
ثانيا مسؤول الجهة: لا مانع من إتلاف البيانات الشخصية المحددة منِ قبل مقدم الطلب
لا يمكن اتلاف البيانات للأسباب التالية: )ذكر الأسباب (
الاسم
التوقيع التاري خ
ثانيا : وحدة حوكمة البيانات الموافقة
عدم الموافقة للأسباب التالية :
مسؤول حماية البيانات الشخصية التوقيع