١. إجراء مراجعة المتطلبات القانونية والتشريعية وإعداد قوائم التفقد.
جدول: تسلسل | الخطوات | المسؤولية | الفترة الزمنية | الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة
أعمدة «المسؤولية» من اليمين إلى اليسار: المدير العام للرقابة والتفتيش | مدير إدارة الرقابة والتفتيش | مفتش بحري | مفتش بحري رئيسي | مدير إدارة مراقبة الجودة
تسلسل ١٠.١.١
الخطوات: يقوم مدير إدارة الرقابة والتفتيش البحري لدولة العلم أو من ينوب عنه بالتنسيق مع المفتشين البحريين لإعداد وتطبيق آليات العمل بالإضافة إلى تحديد عدد مؤهلات الكادر الفني اللازم لإتمام هذه العمليات بالجودة والفاعلية المطلوبة
المسؤولية: مدير إدارة الرقابة والتفتيش، مفتش بحري، مفتش بحري رئيسي
الفترة الزمنية: الأسبوع الأول من يناير
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: TIME SCHEDULE OF MARINE INSPECTORS
تسلسل ١٠.١.٢
الخطوات: يقوم المفتش البحري / المفتش البحري الرئيسي بعمل / مراجعة قوائم التفقد لاستخدامها كمرجع في عمليات التفتيش والمعاينة بالإضافة إلى الإلتزام بما ورد في النماذج المخصصة للتفتيش على السفن السعودية (FORM D & FORM G) حيث تشمل هذه القوائم المتطلبات الأساسية للقوانين والتشريعات والمعاهدات والاتفاقيات المطبقة في المملكة العربية السعودية
المسؤولية: مفتش بحري، مفتش بحري رئيسي
الفترة الزمنية: الأسبوع الثاني من يناير ولمدة ٣ أيام عمل
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: REPORT OF INSPECTION FORM D / REPORT OF INSPECTION FORM G
تسلسل ١٠.١.٣
الخطوات: خلال العام ، حيث يقوم المفتشون بحملات التفتيش (بموجب الإجراء ٦.٢) يقوم مدير إدارة الرقابة والتفتيش البحري بمتابعة هذه العمليات بشكل شهري والتحقق المستمر من توافق نتائج التفتيش مع متطلبات القوانين والتشريعات والمعاهدات والاتفاقيات المعمول بها في الهيئة.
المسؤولية: مدير إدارة الرقابة والتفتيش، مفتش بحري، مفتش بحري رئيسي
الفترة الزمنية: الأسبوع الأول من بداية كل شهر
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: (MONTHLY REPORT)
تسلسل ١٠.١.٤
الخطوات: في حال وجود أي تعديلات على أي من المتطلبات يقوم مدير إدارة الرقابة والتفتيش البحري أو من ينوب عنه بإبلاغ المفتشين لعمل التعديلات على قوائم التفقد المعدة لأغراض المعاينة والتفتيش
المسؤولية: مدير إدارة الرقابة والتفتيش، مفتش بحري، مفتش بحري رئيسي
الفترة الزمنية: -
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: REPORT OF INSPECTION FORM D / REPORT OF INSPECTION FORM G
تسلسل ١٠.١.٥
الخطوات: في نهاية العام يقوم مدير إدارة الرقابة والتفتيش البحري أو من ينوب عنه بالتنسيق مع المفتشين البحريين بعمل تقرير سنوي يتضمن تحليل لنسب تحقيق الأهداف التشغيلية الموضوعة وكذلك الأهداف الاستراتيجية ومن ثم رفعها إلى المدير العام للرقابة والتفتيش
المسؤولية: المدير العام للرقابة والتفتيش، مدير إدارة الرقابة والتفتيش، مفتش بحري، مفتش بحري رئيسي
الفترة الزمنية: الأسبوع الرابع من ديسمبر
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: END OF YEAR REPORT
تسلسل ١٠.١.٦
الخطوات: - يقوم المدير العام للرقابة والتفتيش بإرسال التقرير النهائي إلى إدارة مراقبة الجودة لعمل المقارنات والتحسينات على الخطة الاستراتيجية ومسؤوليات الإنجاز
- يتم تزويد المدير العام للرقابة والتفتيش من قبل مراقبة الجودة بنتائج المقارنات ليتم تقييم وتطوير خطط التفتيش والمراجعة والتحسين في إجراءات رقابة الدولة على الميناء
المسؤولية: المدير العام للرقابة والتفتيش، مدير إدارة الرقابة والتفتيش، مدير إدارة مراقبة الجودة
الفترة الزمنية: الأسبوع الأول من شهر يناير
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: QUALITY OF INSPECTION AND OPERATIONS ANALYSIS REPORT
٢. إجراء التفتيش والمعاينة.
جدول: تسلسل | الخطوات | المسؤولية | الفترة الزمنية | الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة
أعمدة «المسؤولية» من اليمين إلى اليسار: المدير العام للرقابة والتفتيش | مدير إدارة الرقابة والتفتيش | مفتش بحري | مفتش بحري
تسلسل ١٠.٢.١
الخطوات: - يقوم المفتش البحري / المفتش البحري الرئيسي بمتابعة حركة السفن وفترات تواجدها في الموانئ بشكل يومي ومستمر من خلال الكشوفات اليومية المرسلة للهيئة من إدارة الميناء ومن الموقع الإلكتروني الخاص بتتبع السفن (AIS) أو من أي مصدر معلومات موثوق له علاقة بسلامة وأمن السفن وسلامة الملاحة في المياه الإقليمية للدولة.
- يقوم المفتش البحري بتحديد السفن المراد تفتيشها بعد تصفية المستهدف منها وذلك بناء على المعايير التي يتم على أساسها اختيار السفن المراد تفتيشها المذكورة في البند رقم (٨)
المسؤولية: مفتش بحري، مفتش بحري
الفترة الزمنية: يوميا
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: DAILY MOVEMENTS REPORT
تسلسل ١٠.٢.٢
الخطوات: يقوم المفتش البحري / المفتش البحري الرئيسي بالتحقق من بيانات السفينة وذلك للتأكد فيما إذا كانت هذه السفينة قد خضعت للتفتيش والمعاينة من قبل.
المسؤولية: مفتش بحري، مفتش بحري
الفترة الزمنية: الأسبوع الثاني من يناير ولمدة ٣ أيام عمل
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: PERFORMANCE FORM
تسلسل ١٠.٢.٣
الخطوات: يقوم المفتش البحري / المفتش البحري الرئيسي بتحضير المعلومات المتعلقة بالمتطلبات البحرية الدولية المطلوب تطبيقها على السفيلة وحسب البيانات المتوفرة عن السفينة
المسؤولية: مفتش بحري، مفتش بحري
الفترة الزمنية: الأسبوع الأول من بداية كل شهر
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: PERFORMANCE FORM
تسلسل ١٠.٢.٤
الخطوات: التوجه للسفينة المراد تفتيشها والصعود عليها وتعريف الربان على هوية ضابط رقابة الدولة على الميناء (المفتش)
المسؤولية: مفتش بحري، مفتش بحري
الفترة الزمنية: -
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: FSCO ID
تسلسل ١٠.١.٥
الخطوات: فحص الوثائق والشهادات الخاصة بالسفينة والتأكد من وجودها وصلاحيتها وتوافقها مع المتطلبات البحرية الدولية ، وفي حالة توافق الشهادات والوثائق وعدم وجود عيوب واضحة تؤثر على سلامة وأمن السفينة لإبحارها لرحلة قادمة ، يتم اتخاذ القرار بصلاحية السفينة للملاحة وتحرير تقرير على النموذج (A) الخاص بالتفتيش على السفن السعودية
المسؤولية: مفتش بحري، مفتش بحري
الفترة الزمنية: -
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: REPORT OF INSPECTION FORM G
تسلسل ١٠.٢.٦
الخطوات: في حال وجود عدم توافق بين الشهادات والوثائق الموجودة على السفينة وحالتها الفنية أو وجود عيب واضح يؤثر على صلاحية السفينة للملاحة يتم إجراء تفتيش تفصيلي للسفينة وتحرير تقرير على النموذج (D) والنموذج (G) حيث يتم تحديد العيوب الفنية الموجودة على السفينة، أو اتخاذ قرار بسحب الترخيص الملاحي الخاص بالسفينة لحين إصلاح العيوب حيث يتم تسليم النسخة الأصلية من التقرير وضابط رقابة دولة العلم وإنهاء عملية التفتيش والنزول عن السفينة
المسؤولية: مدير إدارة الرقابة والتفتيش، مفتش بحري، مفتش بحري
الفترة الزمنية: -
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: REPORT OF INSPECTION FORM G / REPORT OF INSPECTION FORM D
تسلسل ١٠.٢.٧
الخطوات: بعد انتهاء عملية المعاينة والتفتيش يقوم المفتش البحري / المفتش البحري الرئيسي بكتابة تقرير التفتيش ورفعه إلى مدير إدارة الرقابة والتفتيش البحري أو من ينوب عنه للتدقيق
المسؤولية: مفتش بحري، مفتش بحري
الفترة الزمنية: يومي عمل
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: BY EMAIL / INTERNAL
تسلسل ١٠.٢.٨
الخطوات: يقوم المفتش البحري / المفتش البحري الرئيسي بإدخال البيانات اللازمة ومن ثم طباعة التقرير والتوقيع عليه وإدراجه بإحصائيات التفتيش ويتم حفظ السجلات
المسؤولية: مفتش بحري، مفتش بحري
الفترة الزمنية: -
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: REPORT OF INSPECTION FORM D / REPORT OF INSPECTION FORM G / INTERNAL
تسلسل ١٠.٢.٩
الخطوات: متابعة إجراءات إعادة التفتيش على السفينة بعد تصحيح العيوب الفنية والأمنية التي ظهرت من خلال التفتيش الأولي على السفينة
المسؤولية: مفتش بحري، مفتش بحري
الفترة الزمنية: -
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: REPORT OF INSPECTION FORM G
٣. إجراء منع سفينة وطنية من الإبحار وسحب الترخيص الملاحي
جدول: تسلسل | الخطوات | المسؤولية | الفترة الزمنية | الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة
أعمدة «المسؤولية» من اليمين إلى اليسار: مالك أو مشغل أو ربان السفينة | ميناء الإبحار | المدير العام للرقابة والتفتيش | مدير إدارة الرقابة والتفتيش | مفتش بحري | مفتش بحري
تسلسل ١٠.٣.١
الخطوات: في حال كانت حالة السفينة تتطلب منع السفينة من الإبحار يقوم المفتش البحري / المفتش البحري الرئيسي بمنع السفينة فوراً بعد موافقة مدير إدارة الرقابة والتفتيش البحري بالأسباب التي أستدعت المنع بموجب القانون البحري التجاري في المملكة وسحب الترخيص الملاحي الخاص بالسفينة
المسؤولية: مفتش بحري، مفتش بحري
الفترة الزمنية: -
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: REPORT OF INSPECTION FORM D / REPORT OF INSPECTION FORM G / FORM F
تسلسل ١٠.٣.٢
الخطوات: تقوم إدارة التفتيش بإرسال رسالة منع السفينة من الإبحار وسحب الترخيص الملاحي إلى مالك السفينة / المستأجر/ الوكيل الملاحي/إدارة الميناء/السلطات ذات العلاقة.
المسؤولية: المدير العام للرقابة والتفتيش
الفترة الزمنية: يوم عمل
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: FORM F.1 / NOTICE OF RELEASE OF SHIP FOR PORTS BY EMAIL
تسلسل ١٠.٣.٣
الخطوات: تقوم إدارة التفتيش بدولة العلم بإرسال تقرير التفتيش على السفن السعودية إلى إدارة التسجيل لإبلاغها لاتخاذ الإجراءات التصحيحية المسببة لمنعها من السفر وسحب الترخيص الملاحي.
المسؤولية: المدير العام للرقابة والتفتيش، مدير إدارة الرقابة والتفتيش
الفترة الزمنية: يوم عمل
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: FORM F.1 / REPORT OF INSPECTION FORM D / REPORT OF INSPECTION FORM G / OFFICAL LETTER BY EMAIL TO MARITIME DEP.
تسلسل ١٠.٣.٤
الخطوات: يقوم المدير العام بإرسال رسالة السماح بالإبحار
المسؤولية: المدير العام للرقابة والتفتيش، مدير إدارة الرقابة والتفتيش
الفترة الزمنية: يوم عمل
الوثائق/ الاستمارات ذات العلاقة: FORM F.2
ملاحظة:
تقوم برفع تقرير ربع سنوي إلى المنظمة البحرية الدولية يوضح عدد السفن التي تم حجزها في موانئ الدولة وموضحاً الأسباب التي أدت إلى الحجز وكذلك السفن المبعدة والممنوعة من دخول الدولة إن وجدت وإرسال نفس التقرير إلى مذكرات التفاهم الأخرى والتنسيق معهم.