يساهم نموذج محتويات السجلات لأنشطة معالجة البيانات الشخصية في مساعدة الجهات على إنشاء سجل كامل وشامل لأنشطة المعالجة الخاصة بها التي توثق فيها أنواع المعلومات بطريقة مفصلة وتربطها معاً بشكل
هادف. وتم تقسيمها كالآتي:
إلزامي غير إلزامي إلزامي في الأحوال التي تتطلب إجراء عملية تقييم الأثر
الوص ف
الحقل
تحديد اسم جهة التحكم وتفاصيل الاتصال المتعلقة بها.
اسم جهة التحكم
تعبئة البيانات المتعلقة بمسؤول حماية البيانات الشخصية -في الأحوال التي تتطلب تعيينه-.
بيانات مسؤول حماية البيانات الشخصية
تحديد جميع أنشطة معالجة البيانات الشخصية بما يتواءم مع أعمالها وأنشطتها التي تمارسها، يمكن تحديد مجموعات البيانات التي تحتوي على بيانات شخصية داخل الجهة أو تصنيف أنشطتها الداخلية إلى أنشطة تتعامل بشكلٍ مباشر مع البيانات
الشخصية.
نشاط المعالجة
وصف مفصل لنشاط معالجة البيانات الشخصية. تقديم أكبر قدر من المعلومات التي تساعد في معرفة الأثر الناتج عن نشاط معالجة البيانات الشخصية ومخاطرها.
وصف النشاط
تاريخ بدء نشاط معالجة البيانات الشخصية.
تاريخ بداية النشاط
تاريخ إتلاف البيانات الشخصية وحذف سجلات أنشطة معالجة البيانات الشخصية بحسب الأحوال.
تاريخ نهاية النشاط
اسم وحدة الأعمال المسؤولة عن نشاط المعالجة.
وحدة الأعمال
تحديد الأغراض الذي تتم من أجلها معالجة البيانات الشخصية بدقة ووضوح. على سبيل المثال: التسويق أو التوظيف.
الغرض من المعالجة
تحديد المسوغ النظامي للأغراض المحددة الذي يتم من أجلها معالجة البيانات الشخصية.
المسوغ النظامي
وصف لفئات أصحاب البيانات الشخصية الذين تخضع بياناتهم للمعالجة. مثال على ذلك: موظفون، عملاء، أعضاء.
فئات أصحاب البيانات الشخصية
وصف لفئات البيانات الشخصية التي تخضع للمعالجة. مثال على ذلك: بيانات الاتصال، الموقع، البيانات الصحية، البيانات الائتمانية.
فئات البيانات الشخصية التي تتم معالجتها
أسماء مجموعات البيانات الشخصية تحديد عناوين لمجموعات البيانات الشخصية.
مالك مجموعات البيانات الشخصية تحديد الشخص / الأشخاص الذين يملكون مجموعات البيانات الشخصية.
الأداة / الأدوات التي توجد ضمنها مجموعات البيانات الشخصية الخاضعة للمعالجة أو مواقع تخزينها.
أداة / موقع مجموعات البيانات الشخصية
المدة الزمنية المتوقعة للاحتفاظ بالبيانات الشخصية، ومدد الاحتفاظ الخاصة بكل من فئات البيانات الشخصية، ما أمكن ذلك.
مدد الاحتفاظ بفئات البيانات الشخصية
أي جهة جرى أو سيجرى إفصاح البيانات الشخصية إليها، بالإضافة إلى توثيق تاريخ الإفصاح و طريقة الإفصاح والغرض من الإفصاح .
الجهات التي جرى أو سيجرى إفصاح البيانات الشخصية إليها
وصف لفئات الجهات التي يتم الإفصاح لها عن البيانات الشخصية. على سبيل المثال: الموردون، الجهات الحكومية.
فئات الجهات التي يتم الإفصاح لها عن البيانات الشخصية
المسؤول عن معالجة البيانات الشخصية تحديد الجهات أو الأشخاص المسؤولين عن معالجة البيانات الشخصية.
الالتزامات بين جهة التحكم وجهة المعالجة تحديد الالتزامات التي تم الاتفاق عليها بين جهة التحكم وجهة المعالجة.
وصف ما إذا جرى أو سيجرى نقل البيانات الشخصية إلى خارج المملكة أو الإفصاح عنها لجهة خارج المملكة ووصف لعمليات نقل البيانات الشخصية إلى خارج المملكة، بما في ذلك المسوغات النظامية لعمليات النقل والجهات والدول التي يتم نقل
البيانات الشخصية إليها أو الإفصاح عنها.
نقل البيانات الشخصية
وصف الإجراءات والوسائل التنظيمية والإدارية والتقنية التي تضمن المحافظة على البيانات الشخصية، على سبيل المثال: التشفير وضوابط الوصول والتدريب
والتوعية.
التدابير التنظيمية والإدارية والتقنية
وصف الإجراءات المتخذة لأخذ موافقة أصحاب البيانات الشخصية على نشاط المعالجة والغرض منه.
الحصول على موافقة صاحب البيانات الشخصية
الإجراءات المتخذة لتمكين أصحاب البيانات من ممارسة حقوقهم المنصوص عليها في النظام.
حقوق صاحب البيانات الشخصية
إجراء تحديث لسجل نشاط معالجة البيانات الشخصية خلال إجراء مراجعات دورية للبيانات الشخصية التي تتم معالجتها لضمان دقة وحداثة السجلات. ولا يعد توثيق السجلات والاحتفاظ بها إجراء يتم مرة واحدة، بل يجب أن تعكس المعلومات التي
توثقها الجهة الوضع الحالي فيما يتعلق بمعالجة البيانات الشخصية.
يمكن تحديث السجلات عند حدوث ما يلي:
التخطيط لأحد الأنشطة الجديدة التي تنطوي على معالجة البيانات الشخصية أوالبدء فيها.
تحديث السجل
- دراسة أحد الأهداف الجديدة التي تقتضي معالجة البيانات الشخصية الحالية.
- تغيير أي معلومات تتعلق بأنشطة المعالجة المحددة بالفعل.
- تغير المسوغ النظامي أو الغرض من المعالجة.
- تغير فئات أصحاب البيانات الشخصية أو فئات البيانات الشخصية.
الجهة المسؤولة عن آخر تحديث.
الجهة المسؤولة عن آخر تحديث
كل بيان شخصي يتعلق بأصل الفرد العرقي أو أصله الإثني، أو معتقده الديني أو الفكري أو السياسي. وكذلك البيانات الأمنية والجنائية، أو بيانات السمات الحيوية التي تحدد الهوية، أو البيانات الوراثية، أو البيانات الصحية، والبيانات التي تدل على
أن الفرد مجهول الأبوين أو أحدهما.
البيانات الحساسة
ربط أو جمع مجموعتين أو أكثر من البيانات الشخصية التي تم الحصول عليها من جهات تحكم مختلفة أو المجمعة أو الخاضعة للمعالجة منذ البداية لأغراض مختلفة
أو جميع ما سبق.
رابط الملفات المجمعة من مصادر مختلفة
مثال: الأطفال الذين لم يبلغوا سن الرشد، أو ناقصي أو عديمي الأهلية.
معالجة البيانات الشخصية لناقصي أو عديمي الأهلية
تحديد أعداد أصحاب البيانات المعنيين بنشاط المعالجة.
عدد أصحاب البيانات الشخصية الذين تخضع بياناتهم للمعالجة
وصف لمعالجة البيانات الشخصية التي تتضمن عدداً كبيراً من أصحاب وحجم ونوع البيانات الشخصية، بالإضافة إلى النطاق الجغرافي للمعالجة والمجموعات المختلفة
من فئات أصحاب البيانات الشخصية.
معالجة البيانات الشخصية على نطاق واسع
تحديد عدد مرات المعالجة وما إذا كانت تتم بشكل مستمر أو بشكل دوري أو على فترات زمنية محددة.
معدل تكرار المعالجة
وصف لمعالجة الاستخدام والتطبيق المبتكر للحلول التقنية أو التنظيمية الجديدة التي لمُ تختبر أوُ تثبت بالكامل بعد، أو التي يمكن أن تؤدي إلى حدوث مخاطر تضر
بحقوق أصحاب البيانات ومصالحهم.
المعالجة التي تتضمن استخدام تقنيات جديدة
وصف لأي شكل من أشكال المعالجة الآلية للبيانات الشخصية التي تبنى عليها عمليات اتخاذ القرارات.
معالجة البيانات الشخصية بشكل آلي
وصف لمعالجة البيانات المضمنة في منتج أو خدمة مقدمة، من المحتمل أن تشكل أضراراً جسيمة على خصوصية أصحاب البيانات الشخصية.
معالجة البيانات الشخصية ضمن منتج أو خدمة
وصف لمعالجة البيانات الشخصية لأي منتج أو خدمة تقدم للعموم بحسب طبيعة النشاط الذي تمارسه جهة التحكم.
معالجة البيانات الشخصية لأي منتج أو خدمة تقدم للعموم
الإجراءات المتخذة للإبلاغ عن أي انتهاكات فيما يتعلق بالبيانات الشخصية المحددة في هذا السجل.
حوادث انتهاك البيانات الشخصية المتعلقة بالسجل
وصف للأسباب التي تدعو إلى إجراء تقييم الأثر وما إذا كان إلزمياً أم اختيارياً بحسب الأحوال.
وصف إجراء تقييم الأثر
نتائج تقييم الأثر بعد اكتشاف انتهاك البيانات الشخصية والإجراءات المتخذة بهذا الشأن.
تاريخ انتهاء آخر تقييم أثر. مرجع تقرير تقييم الأثر.
ملخص التقرير الأخير لتقييم الأثر.
نتائج تقييم الأثر
بيانات آخر تقييم أثر مرجع تقييم الأثر
ملخص نتائج تقييم الأثر
