ا دارة العامة للتطوير التنظيمي الإصدار الأول عام ٢٠٢٤ - ٢٠٢٣م
رقم الصفحة
٩ ١٠ ١١ ١٢ ١٣ ١٤ ١٥ ١٦ ١٧ ١٨ ١٩ ٢٠
المحتوى
الهيكل التنظيمي الوظيفي هيكل الاختصاصات
الهيكل التنظيمي الاستشاري الهيكل الجغرافي هيكل العملاء هيكل العمليات الهيكل الهجين
مبادئ تصميم الهيكل التنظيمي أبرز الأخطاء الشائعة في تصميم الهياكل التنظيمية إجراءات تصميم وتطوير الهياكل التنظيمية في جامعة المجمعة
المراجع التواصل مع الإدارة
رقم الصفحة
٣ ٤ ٤ ٤ ٤ ٥ ٥ ٥ ٦
٧ ٧ ٧ ٨ ٩
المحتوى
المقدمة التعريفات أسس و منطلقات الدليل الهياكل التنظيمية
تعريف الهيكل التنظيمي تعريف الخريطة التنظيمية
مرتكزات الخريطة أهمية الهيكل التنظيمي مبادئ تصميم الهياكل خصائص الهيكل التنظيمي الجيد
أبرز الأسباب التي تدعو إلى تعديل الهيكل التنظيمي م ٔوشرات نجاح تصميم هيكل تنظيمي التسلسل الهرمي للمستويات الإدارية أنواع الهياكل التنظيمّية
اد بعون الله وتوفيقه يأتي هذا الدليل الإرشادي لبناء وتحديث الهياكل التنظيمية في جامعة المجمعة، من أجل رفع مستوى
الوعي التنظيمي بين منسوبي الجامعة في هذا الاتجاه. وبناء على ذلك قام فريق العمل في الإدارة العامة للتطوير التنظيمي بجمع وترتيب هذا الدليل مستعينًا ببعض المراجع المختصة في هذا المجال، ومحاولا قدر الإمكان أن تقتصر المعلومات على الضروري منها رغبة في عدم تشتت المتلقي بفيض
من المعلومات التي قد لا يحتاجها إلا المتخصصين. آملا أن يسهم هذا الدليل في معاونة من أراد بناء هيكل تنظيمي جديد أو تحديث هيكل قائم وذلك عن طريق إمداده ببعض
المعلومات التي قد ترشده إلى إتمام عمله بالصورة المناسبة. وأعلم في الختام أن هذا العمل يعتريه القصور البشري رغم ما بذله الزملاء في فريق العمل من جهود في سبيل إخراج هذا الدليل بصورة مبسطة بعيدًا عن النظريات العلمية التي قد يشوبها بعض التعقيد لأن هدفنا أن يكون هذا الدليل في متناول
الجميع وأن يجمع بين البساطة والفائدة بعون الله.
والله ولي التوفيق
٤- المراجعات الدورية للإدارة العامة للتطوير التنظيمي للهياكل التنظيمية.
٥- إعادة هيكلة الجامعة وكياناتها.
اا ا
الهيكل التنظيمي يحاكي الهيكل العظمي للإنسان ويتكون عادًة من الأنشطة والمهام التي يتم توزيعها بين العاملين والقيام بعمليات التنسيق والإشراف والمتابعة، وهو بالضرورةمُوجه نحو تحقيق أهداف الجامعة كمايُمكن اعتباره أيضًا منظارًا للأفراد تجاه الجامعة والبيئة المحيطة بها ويمكن
هيكلة الجهات بطرق عديدة ومختلفة بحسب أهدافها.
ا
ا
يمكن تعريف مفهوم الهيكل التنظيمي كالتالي: ُ
١- مخ َّططيُو ِّضح خطوط ال ُّسلطة، والحقوق، والواجبات
ا
ا
وهي تحديد لمعنى العبارات الوارد ذكرها في هذا الدليل مالم يقتضِ السياق خلاف ذلك:
التعريف
المصطلح
جامعة المجمعة
المؤسسة / المنظمة
الإدارة العامة للتطوير التنظيمي
الإدارة
الهيكل التنظيمي
الهيكل
وكالة/ كلية / عمادة / إدارة عامة / إدارة / قسم مكتب / مركز / وحدة
الجهة / الجهات
ا اد
و
١- رؤية المملكة ٢٠٣٠م .
٢- الخطة الاستراتيجية الثالثة للجامعة وتوجهاتها الاستراتيجية.
٣- التقارير السنوية لمتابعة الخطة الاستراتيجية.
٥- خطوط السلطة.
٦- مواقع الإدارات.
٧- مراكز اتخاذ القرار.
٨- المجالس واللجان الدائمة.
ا ا
١- الأنشطة الرئيسية والفرعية.
٢- التقسيمات الإدارية.
٣- عدد المستويات الإدارية.
٤- نطاق الإشراف.
ا
ا
ُ
١- يساعد الهيكل التنظيميّ الجامعة على الُّنموّ، والتقدم؛
وذلك بسبب الوضوح، والتركيز. ُ
٢- ين ِّظم الهيكل التنظيميّ التد ُّفق للقيادة، وال ُّسلطة؛ فكلّ فرد
في الجامعة لديه تص ُّور واضح عن واجباته،وعنمُشرفيه، وعن المسؤول المُختصّ بتقديم التقارير.
ُ
٣- يساعد الهيكل التنظيميّ الجامعة على التحليل، والفَهْم الصحيح لآلية العمل، ومعرفة الوَضْع الراهن للجامعة. ُ
٤- يرِّتب الهيكل التنظيميّ العلاقات في الجامعة.
للمُن َّظمة، والعاملين فيها، وينبثق الهيكل التنظيميّ من
أهداف واستراتيجّيات الجهة.
٢- مجموعة من المه َّمات، والعملّيات، والاّتصالات التي يتمّ من خلالهارَْبط العناصر، والمجموعات المُختلفة لعمل ما، ويتمّ من خلالهمُماَرسة الإدارة لوظائفها؛ بحيثيُو ِّضح الأقسام الإدارّية، والوحدات التي تتش َّكل منها الجامعة،عِلمًا بأَّنه يترَّتب علىمُستويات، وُيمِّثل شكل الهََرم، وترتبط المُستويات بخطوط ال ُّسلطة، وتتد َّفق التعليمات والأوامر من
خلاله، بالإضافة إلى تحديد كيفّيةوَضْع الأدوار، والمسؤولّيات، وال ُّسلطات، وتنسيقها، وتحقيق تد ُّفق المعلومات بين
المُستويات الإدارّية المُختِلفة.
ا
ا
هي شكل أو رسم بياني يوضح شكل المنشأة ويصور الهيكل التنظيمي الذي يقوم عليه ببيان المنظمة الكلي.
اا
اعا ا ع د
ا ع ارا ا ا
اا
ا
١- تحديد عدد المستويات الإدارية من القمة إلى القاعدة.
٢- الوظائف ذات الأهمية الأكبر في المستوى الإداري الأعلى.
٣- يعبر عن كل وظيفة بصندوق )مستطيل أو مربع.)
٤- رسم خطوط السلطة التي تربط الصناديق من منتصف
أعلى الصندوق ومنتصفه الأدنى.
٥- يمكن أن يعبر عن اللجان بدوائر بدل الصناديق.
٦- خطوط السلطة تكون متصلة ومستقيمة. ٌ
٧- ترسم الخريطة إما بأسماء الجهات أو بالألقاب )مدير إدارة
مثلًا( علمًا بأن المعتمد في الجامعة أسماء الجهات.
٨- كل )مستطيل أو مربع( في الخريطة التنظيمية يسمى وحدة
تنظيمية .
ُ
٥- يساعد الهيكل التنظيميّ الجامعة على الوصُول إلى أهدافها، فُينظَر له على أَّنه أحد أهمّ الأدوات الإدارية فيها. ُ
٦- يساهم الهيكل التنظيميّ في توضيح الأقسام، والمُستويات الإدارّية، والدوائر، والشعب، والمسؤولّيات المُو َّكلة لكلّ منهم. ُ
٧- يعَ ُّد الهيكل التنظيميّ وسيلة توضيحّيةتُساعد على
دراسة تاريخ الجامعة، وتط ُّورها الوظيفيّ خلال فترات
زمنّيةمُعَّينة. ُ
٨- يساعد الهيكل التنظيميّ الجامعة في الكَشْف عن الأخطاء
الموجودة في جهات التنظيم، ومُعالجتها، وذلك من خلالكَشْف العلاقات غير الصحيحة، والازدواجّية في المه َّمات.
ُ
٩- يساهم الهيكل التنظيميّ في تدريب المُو َّظفين الجُدد
الذين يلتحقون بالعمل في الجهات، وذلك من خلال توضيح
الأقسام لهم، وبيان مواقعهم فيها، وتوضيح رؤسائهم،
ومرؤوسيهم، والأفراد الذين سيتمّ التواصُل معهم.
٧- تضخم الهيكل التنظيمي القائم.
٨- قلة كفاءة وفعالية الهيكل التنظيمي القائم.
اا
١- قدرته على تحقيق أهداف المنظمة.
٢- التناغم الداخلي بين وحدات التنظيم.
٣- سلاسة وسهولة العمليات.
٤- الرقابة والانضباط.
اد
ا
ا ا
١- الملائمة
٢- الواقعية
٣- المرونة
٤- الوضوح
٥- البساطة وعدم التعقيد
ا
د ا
الأ ا ا دع
١- عدم توافق الهيكل التنظيمي مع استراتيجية ومهام واختصاصات المنظمة.
٢- إضافة أنشطة رئيسة جديدة أو التوسع في نشاط قائم.
٣- عدم ملائمة نطاق الاشراف )اتساعًا أو محدودية( لدى الإدارة
ا لعليا .
٤- تعدد المستويات الإدارية دون مبرر.
٥- ضعف مستوى التنسيق بين التقسيمات التنظيمية العليا.
٦- عدم وجود رقابة فعالة.
ا الإ ار
ا
ا
الشكل)
١) التسلسل الهرمي
٣- تسهيل عملّية الرقابة، والإشراف على الدوائر، والأقسام
داخل المنظمة.
٤- المُساهمة فيحَلّ قضايا المنظمة، وذلك من خلال تمكين
الرئيس الإداريّ، وتوفير المُساعَدات الإدارية والفنية له.
٥- إمكانّية تدريب المُو َّظفين على تأدية المه َّمات والأعمال بالإضافة إلى تمكين المُشرفين من الرقابة على الأعمال.
اا ا ا
تختلف الهياكل التنظيمّية الموجودة بشكل عام تبعًا لأهداف المنظمة، وسَُّلم الرواتب، وتقسيم العمل، ومن أبرز أنواع
الهياكل التنظيمّية ما يلي:
ا
ا
ا
ا
ُ
١- صعوبة تواصُل الأقسام مع بعضها البعض.
٢- الغموض في تحديد ال ُّسلطات، والمسؤولّيات، وبالتالي ينتج عنهتَهُّرب الأفراد من المسؤولّيات؛ وذلك بسبب الازدواجّية
في الإشراف بين الفنّيين، والتنفيذّيين.
٣- الفوضى الإدارّية الناشئة عن عدم المقدرة على تطبيق
النظام في المُستويات ال ُّدنيا من التنظيم.
يُعَرف أيضًا بالهيكل التنظيميّ البيروقراطيّ؛ وهو الأكثر شيوعا في المنظمات حيث يكون كلّمُو َّظفمُخ َّصصًا لوظيفة واحدة، وتكون أدواره ومسؤولّياته واضحة؛ فالهيكل التنظيميّ الوظيفيّ يتمّ تحديدهوِفقًا للتخصص ويتم تقسيم المُنظمة إلى أقسام مختلفة كما في الشكل رقم ) ) ٢وهو الهيكل
المعمول به في الجامعة .
اا
١- وجود مبدأ التخ ُّصصّية في الوظائف، والأقسام، والدوائر. َ
٢- تو ُّفرخُبراء، ومُخت ِّصين في جميع المجالات .
ا
١- بطء في اتخاذ القرارات نتيجة طول الهرم الوظيفي.
٢- عدم المرونة.
٣- اختناقات تنظيمية بسبب محدودية مشاركة المعلومات على المستوى الافقي.
الشكل )
٢) الهيكل التنظيمي الوظيفي
ا اصا
يتم من خلاله تجميع النشاطات والأعمال المتشابه )الاختصاصات( في بيئة مستقرة وأعمال روتينية مع قلة الحاجة للتنسيق بين وحداته التنظيمية كما في الشكل ). )٣
الشكل )
٣) هيكل الاختصاصات
اا
١- وضوح الأدوار وفعالية الرقابة.
٢- وجود موارد بشرية متخصصة وفعالة.
٣- إدارة المخاطر المركزية متكاملة.
ا
ار
ا
ا
ا
١- الصراع بين الإدارّيين، والفنّيين في المؤسسة؛ وذلك نتيجة لزيادة الاحتكاك فيما بينهم.
٢- رغبة الفنّيين فيمُماَرسة ال ُّسلطة التنفيذّية ممّا ينتج عنه ازدواجّية في ال ُّسلطات، وعدم المقدرة على تتُّبعها.
الهيكل التنظيميّ الاستشاريّ يدمج بين نوعَين من الهياكل؛
فيتض َّمن الهيكل التنفيذيّ، والهيكل الوظيفيّ، وتكون ال ُّسلطة فيهسُلطةمَركزّيةمُو َّحدة، كالهيكل التنفيذيّ، وُيستفاد منةفي مبدأ التخ ُّصصّية في العمل، إضافة إلى وجود الخُبراء، والمُخت ِّصين الذينيُق ِّدمون المُساعدة، والَمشورة للرؤساء،
والإدارّيين في العمل كما في الشكل )،)٤
الشكل )
٤) الهيكل التنظيمي الاستشاري
اا
١- اشتماله على مبدأ التخ ُّصصية في العمل. ُ
٢- مساعدة الخُبراء، والفنّيين للرؤساء الإدارّيين، م َّمايُؤدّي إلى
تمكين الرؤساء.
٣- توفير معلوماتتُساعد على اّتخاذ القرار.
٤- تنمية، وزيادة خبرات الإدارّيين المُخ َّولين بال ُّسلطة الإدارّية.
الشكل )
٥) الهيكل الجغرافي
اا
ا
يُعرف بامتلاك كل منطقة للسيطرة الكاملة على جميع الأنشطة داخل حدودها وسط انعدام اللامركزية في اتخاذ القرارات مع سرعة التسويق والوصول للمتعاملين كما في
الشكل رقم) .)٥
اا
١- تقليل التكلفة.
٢- القرب من المتعاملين.
ا
١- الازدواجية في العمليات والاختصاصات.
٢- وجود احتمال للتعارض أو التكرار.
٣- صعوبة التنسيق بين الوظائف المختلفة.
الشكل )
٦) هيكل العملاء
ا نعرف من خلال هذا الهيكل كيف يتم تقسيم الأعمال والأنشطة حسب المتعاملين بحيث يتم تصنيفهم حسب الأهمية وتقل فيه المركزية والرسميه بشكل كبير كما في الشكل رقم ). )٦
اا
١- خدمة العملاء حسب احتياجاتهم.
٢- سهولة التنسيق.
٣- ضمان الجودة.
٤- سهولة قياس الأداء.
٥- سرعة اتخاذ القرار.
ا
١- ارتفاع التكلفة.
٢- ازدواجية الجهود.
الشكل )
٧) هيكل العمليات
اا غالبًا ما يستخدم هذا النموذج للجهات ذات الحجم الكبير مما يؤدي إلى سير العمل من خلاله بشكل متناسق كما في
الشكل رقم ). )٧ اا
١- سرعة تدفق المعلومات.
٢- استخدام الموارد البشرية بكفاءة عالية.
٣- توفر الخبراء لحل المشاكل.
ا
١- ارتفاع النفقات بسبب زيادة عدد المدراء.
٢- صعوبة قياس التكاليف.
الشكل )
٨) الهيكل الهجين
ا
ا
يُعرف بالنموذج الذي يمزج بين نوعين أو أكثر من الهياكل ويستعمل للجهات التي لديها تنوع في استراتيجية الأسواق والخدمات ولا يمكن تحقيق استراتيجيتها عن طريق نوع واحد من الهياكل كما في الشكل رقم ).)٨
اا
١- القدرة على حل المشاكل.
٢- القدرة على دمج مواطن القوة والاستغناء عن مواطن
الضعف.
ا
١- الازدواجية.
٢- صعوبة الرقابة.
٣- صعوبة التطبيق.
٣د ا ا وا ا
ا
ا
ا
يتم تصميم الهيكل التنظيمي وذلك من خلال جمع الأعمال
التي تتكامل وتتجانس فيما بينها فيقِسم تنظيميّ واحد ممايُح ِّقق الفعالّية في العمل، والتد ُّفق السِلس للمعلومات، وبالتالي إنجاز الأهداف والمه َّمات ليتناسب مع مؤهلات و أدوار
الموظفين الحالية.
عند تصميم أو تطوير الهيكل التنظيميّ، لابُدّ من النظر إلى أُسسعِ َّدة، والتيتُعتَبر نقاطًا مرجعّية في عملّية اّتخاذ القرار
فيما يخصّ الأمور التنظيمّية، ومن هذه المبادئ:
ا
د ا
حيث يتمّ تجميع الأعمال المتشابهة وذات التخ ُّصص الواحد في المنظمة تحتقِسم واحد وذلك لتحقيق أقصى كفاءةمُمكنة.
ا
ا
٢د الأ
وهو إعطاء الأولوّية، والأهمّية للأنشطة الرئيسة التيتُح ِّقق أهداف المنظمة.
اا ا
الأ ا ا ا
٧- ذكر مهام الوحدات التنظيمية البديهية والقليلة الأهمية في البداية وذكر الدور الفعلي والمهام الرئيسية لاحقا أو
حتى إغفالها.
٨- الرغبة في تطبيق أفضل الممارسات الخاصة بهياكل جهات عالمية والتي تختلف في ظروفها وإمكانياتها عن وضع
الجهة المعنية.
٩- عدم أخذ راي منسوبي الجهة اثناء تطوير الهيكل التنظيمي.
١- تضخم الهيكل التنظيمي وذلك بافتعال التقسيمات التنظيمي ة بم ا لا تب رره طبيع ة الاختصاص ات وحج م النش اطات.
٢- الخلط بين الهيكل التنظيمي الذي يمثل الوحدات التنظيمية والهيكل الوظيفي الذي يمثل الوظائف.
٣- عدم توحيد المسميات التنظيمية للمستويات الإدارية المختلفة فيتم استخدام عدة مسميات لنفس الوظيفة
كرئيس قسم أو مدير قسم.
٤- ان لا تعكس المسميات الوظيفية المهام الفعلية للوظيفة.
٥- عدم وجود وصف للاختصاصات التنظيمية.
٦- كتابة وصف مهام ومسؤوليات الوحدات التنظيمية بشكل مطول كإجراءات عمل تفصيلية.
ا ا
اا ا
و
اا
٧- توجيه خطاب للإدارة العامة للتطوير التنظيمي من الجهة المعنية يبين مبررات طلب التعديل أو بناءة مع إرفاق المهام والاختصاصات المرتبطة بالهيكل المقترح و إرفاق
الخريطة التنظيمية للهيكل.
٨- يتم دراسة هذا التصور المقترح من قبل إدارة الهياكل التنظيمية.
٩- يعرض الطلب على اللجنة المختصة في الجامعة لأخذ الموافقة على التعديل إن رأت ذلك.
١٠- يتم مخاطبة الجهة مقترحة الهيكل من قبل الإدارة باعتماد هيكلها الجديد بعد إجراء التعديلات اللازمة.
١١- تنشر الجهة هيكلها التنظيمي على موقعها الإلكتروني بالجامعة ويتم العمل به.
١- دراسة رؤية ورسالة وأهداف الجامعة والجهة دراسة مستفيضة .
٢- مراعاة اتساق رؤية ورسالة وأهداف الجهة مع رؤية ورسالة وأهداف الجامعة.
٣- تحديد )مراجعة( مهام وصلاحيات الجهة المراد إعداد هيكل تنظيمي لها أو تطويره من خلال الدليل التنظيمي
للجامعة وقرار إنشاء للجهة.
٤- حصر التخصصات والموارد البشرية والمادية للجهة.
٥- تحديد نوع الهيكل التنظيمي للجهة وهو الهيكل التنظيمي
الوظيفي غالبًا.
٦- إعداد نموذج أولى للهيكل يحقق أهداف الجهة ويتناسب مع مواردها. مع توضيح مهام وصلاحيات أقسامه المختلفة.
اا
١- تصميم وتطوير الهيكل التنظيمي )دليل إرشادي وأدوات علمية الأمانة العامة للمجلس التنفيذي لإمارة دبي ٢٠١٤م.)
٢- مهارات إعداد الهياكل التنظيمية، محمود أحمد عبد الفتاح، المجموعة العربية للتدريب والنشر، القاهرة ٢٠١٢م.
٣- التنظيم )الدليل التنظيمي لتصميم الهياكل والممارسات التنظيمية( أحمد ماهر الطبعة: الثانية، الدار الجامعية، الإسكندرية ٢٠١٥م.
٤- ويكيبيديا ) https://cutt.us/I8vln ( ٢٠٢٢/٦/٣٠
اص الإ ار
vv
016 404 1414 016 404 1414 gapd@mu.edu.sa
ا دارة العامة للتطوير التنظيمي
mu.edu.sa