تكون الاتصالات مع الدول المضيفة أو الجهات المنظمة للاجتماعات فيما يخص المشاركة فيها عن طريق وزارة الخارجية وإن كانت الدعوة موجهة إلى الجهة المختصة مباشرة. وتستثنى من ذلك الاجتماعات المتخصصة التي تشارك فيها المملكة بصفة دورية، على أن تزود وزارة الخارجية بنسخة من المكاتبات المتعلقة بمواعيدها. ويكون التعامل مع دعوات المشاركة في الاجتماعات الواردة من الدولة المضيفة أو الجهة المنظمة وفقاً للقواعد الآتية:
1 - تتلقى وزارة الخارجية الدعوات، وتتولى إحالتها إلى الجهة المختصة وفقًا لموضوعها قبل الموعد المحدد للمشاركة بمدة كافية. وإذا كان لوزارة الخارجية وجهة نظر -ذات طبيعة سياسية- حيال الدعوة فتقدم مرئياتها مع الدعوة عند إحالتها إلى الجهة المختصة. وإذا تلقت الجهة المختصة الدعوة بصفة مباشرة فتبلغ وزارة الخارجية بها وتزودها بصورة منها.
2 - تدرس الجهة المختصة الدعوة، ويقدر المسؤول الأول في الجهة مدى ملاءمة مشاركة المملكة وفقاً لموضوع الاجتماع وأهمية المشاركة. على أن يقتصر الرفع إلى المقام السامي للاستئذان بالمشاركة على الآتي:
أ - الاجتماعات التي تتضمن مناقشة موضوعات حساسة، أو التي تتطلب اتخاذ مواقف سياسية أو دولية حيالها، أو التي يترتب على المشاركة فيها التزامات مالية على المملكة، أو التي تكون في دول تستدعي طبيعة العلاقات معها أخذ موافقة مسبقة، أو التي يشارك فيها رئيس الجهة.
ب - الاجتماعات المتخصصة التي تشارك فيها المملكة بصفة دورية، ويكتفى فيها بالحصول على موافقة المقام السامي عند المشاركة الأولى، على أن توضح الطبيعة الدورية للمشاركة عند عرض الموضوع على المقام السامي.
3 - على الجهة المختصة عند رغبتها المشاركة مراعاة ما يأتي:
أ - أن تكون المشاركة بحسب الإمكانات المتاحة لديها.
ب - أن تبلغ وزارة الخارجية بهذه المشاركة.
ج - أن تأخذ مرئيات الجهات الحكومية ذات العلاقة أو تعمل على مشاركتها ابتداء -متى استدعى الأمر- من أجل تنسيق المواقف وتوحيدها.
4 - تدعو الجهة المختصة الجهات المشاركة لتسمية ممثليها في الوفد وتزويدها بالمعلومات المطلوبة عنهم وفقاً للمادة (الرابعة) من التنظيم.
5 - تزود وزارة الخارجية الجهة المختصة بمعلومات الاتصال بالبعثة في الدولة المضيفة.
