الريادة في تنظيم وتطوير وتكامل منظومة العمل في الجامعة
الرؤية :
تطوير بيئة العمل التنظيمية لتحقيق مستويات متقدمة في الأداء .
الرسالة:
رفع مستوى أداء الجامعة وتطوير أنظمتها الإجرائية وهياكلها التنظيمية .
الهدف :
الهيكل التنظيمي
الإدارة العامة للتطوير التنظيمي
الإدارة العامة للتطوير التنظيمي
الهدف العام : رفع مستوى أداء الجامعة وتحسين مناخها التنظيمي من خلال تأهيل وتطوير
أنظمتها الإجرائية وهياكلها التنظيمية. الارتباط التنظيمي :
ترتبط برئيس الجامعة. المهام :
1- الإشراف الإداري والفني على الوحدات التنظيمية المرتبطة بها والتنسيق فيما بينها بما يحقق الهدف
العام.
2- الاشراف على متابعة تنفيذ اللوائح المعتمدة في العمل وتقديم الاقتراحات لتطويرها.
3- الاشراف على إعداد ومراجعة الهياكل والأدلة التنظيمية ومتابعة تحديثها بصورة مستمرة ورفع
اقتراحات تطويرها إلى وكيل الجامعة.
4- الاشراف على إجراء الدراسات الإجرائية والتنظيمية ورفع النتائج والتوصيات ذات العلاقة إلى رئيس
الجامعة، ومتابعة تنفيذ التوصيات بعد اعتمادها.
5- العمل على توفير البيانات والمعلومات اللازمة لسير العمل في الإدارة، والعمل على تحديثها وتطوير
نظم حفظها واسترجاعها.
6- التنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة في الجامعة في كل ما يتعلق بتوزيع المهام بين موظفي
الجامعة.
7- الاشراف على متابعة المعدات والأجهزة والادوات المكتبية في الجامعة، وإعداد الدراسات لترشيد
استعمالها واقتراح ما يناسب اغراض الجامعة منها.
8- الاشتراك مع الوحدات التنظيمية المختصة في تطوير الأنظمة التقنية ذات العلاقة بأعمال الإدارة
ومتابعة إدخال وتحديث البيانات.
9- الاشتراك في اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بأعمال الإدارة.
10- متابعة كل ما يتعلق بإعداد وتحديث دليل الاجراءات في مختلف جهات الجامعة، والعمل على تقديم المقترحات المتعلقة بتحديث تفويض الصلاحيات.
11- القيام بالدراسات اللازمة لتوصيف الوظائف بالجامعة، مع اعداد مؤشر خاص باستحداث او الغاء او دمج الوحدات الادارية، والمشاركة في توصيف الوظائف، واعداد بطاقات الوصف الوظيفي.
12- تمثيل الجامعة لدى وزارة الموارد البشرية فيما يختص بالتطوير التنظيمي.
13- المشاركة في اعداد وتصميم النماذج الإجرائية أو تعديلها في سبيل خفض التكلفة وتوفير الوقت، ومتابعة نمذجة الاجراءات إلكترونياً.
14- رعاية التجارب الابداعية الجديدة في مجالات التطوير والتنمية الادارية بمختلف الوحدات الادارية في الجامعة ونشرها وتعميمها على مستوى الجامعة.
15- العمل على توحيد هوية الجامعة.
16- تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
17- تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين المرتبطين بالإدارة والتنسيق مع الوحدات التنظيمية المختصة لتلبية تلك الاحتياجات.
18- إعداد التقارير الدورية بإنجازات الإدارة ومقترحات تطويرها ورفعها لرئيس الجامعة.
19- أية مهام أخرى تكلف بها الإدارة في حدود اختصاصها.
يرتبط بمدير عام التطوير التنظيمي ما يلي :
1- المساعد
2- مكتب مدير عام التطوير التنظيمي.
3- إدارة الدراسات.
4- إدارة الهياكل التنظيمية
5- إدارة الأدلة الإجرائية التنظيمية.
6- إدارة بيئة العمل والتقنية الادارية.
7- إدارة الخدمات المساندة.
مكتب مدير عام التطوير التنظيمي الارتباط التنظيمي:
يرتبط بمدير عام التطوير التنظيمي.
الهدف العام : تقديم الخدمات الإدارية، وأعمال السكرتارية للمكتب، وأعمال العلاقات العامة.
المهام :
1- استقبال الخطابات الواردة للإدارة ومراجعتها وعرضها، وإحالة المعاملات الروتينية منها للإدارات والوحدات المختصة.
2- إعداد الردود حسب التوجيهات فيما يتعلق بالطلبات العاجلة والسرية ومتابعة تصديرها بعد التوقيع.
3- إعداد ملخصات للمكاتبات المهمة والتقارير والحصول على المعاملات والمعلومات المرتبطة بها قبل
عرضها.
4- استقبال المكالمات الهاتفية الخاصة بالمكتب ومعالجتها، والرد على الاستفسارات.
5- ترتيب مواعيد اللقاءات والزيارات والاجتماعات وتنظيم المقابلات، واستقبال المراجعين وتوجيههم
للإدارات والأقسام ذات العلاقة.
6- استقبال زوار وضيوف الادارة وتقديم خدمات الضيافة لهم.
7- تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالمكتب وحفظها بشكل يساعد على سرعة الوصول إليها.
8- متابعة تأمين متطلبات المكتب من المستلزمات المكتبية والاحتياجات الأخرى لدى الجهات المختصة.
9- تنظيم وتنسيق احتفالات ومناسبات الإدارة.
10- أية مهام أخرى يكلف بها المكتب في حدود اختصاصه.
وحدة الدعم التنظيمي
الارتباط التنظيمي: ترتبط بمكتب المدير العام للتطوير التنظيمي.
تقديم الخدمات الإدارية، وأعمال العلاقات العامة والمساندة والدعم للإدارة.
المهام :
.1تقديم الدعم لمكتب المدير العام. .2تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة بالوحدة وحفظها بشكل يساعد على سرعة الوصول إليها.
.3جمع المعلومات والبيانات حسب الاختصاص. .4التنسيق والتواصل مع الإدارات والعمادات والمراكز والكليات حسب الاختصاص.
.5أية مهام أخرى تكلف بها الوحدة في حدود اختصاصها.
إدارة الدارسات
الارتباط التنظيمي : ترتبط بمدير عام التطوير التنظيمي.
الهدف العام : دراسة ما يرد للإدارة من مقترحات تطويرية وإبداء الرأي التنظيمي حيالها.
المهام :
1- تشخيص المشكلات الإجرائية والتنظيمية واقتراح إجراء الدراسات بشأنها للتوصل إلى الحلول المثلى، والتنسيق مع الإدارات المعنية لتنفيذ تلك التوصيات بعد اعتمادها.
2- تسمية المتخصصين من منسوبي الجامعة واقتراح مشاركتهم في عضوية فرق عمل الدراسات، واستصدار قرارات التشكيل، بالتنسيق مع الإدارات ذات العلاقة، ومتابعة أعمالها وتقديم المساندة لها.
3- استقبال ما يحال لها من اقتراحات تطويرية من منسوبي الجامعة ودراستها واقتراح الرأي حيالها.
4- إعداد الدراسات الخاصة بالمعدات والأجهزة والأدوات المكتبية في الجامعة، ووضع الشروط والمواصفات لترشيد استعمالها، بالتنسيق مع ا الادارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.
5- وضع المعايير المناسبة لتوزيع الأماكن والفراغات وفقاً للأسس التنظيمية بالتنسيق مع الجهات المعنية.
6- تنظيم وحفظ الوثائق الخاصة بالإدارة بالطريقة التي تضمن سهولة استرجاعها والاستفادة منها.
7- تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
8- تحديد الاحتياجات التدريبية للموارد البشرية في الإدارة والتنسيق مع الوحدات التنظيمية المختصة لتلبية تلك الاحتياجات.
9- إعداد تقارير دورية بإنجازات الإدارة والاقتراحات لتطويرها ورفعها لمدير عام التطوير التنظيمي.
إدارة الهياكل التنظيمية
الارتباط التنظيمي: ترتبط بمدير عام التطوير التنظيمي.
الهدف العام: إعداد ومراجعة الهياكل ومتابعة تحديثها.
المهام :
1- متابعة تنفيذ اللوائح المعتمدة في العمل وتقديم الاقتراحات لتطويرها.
2- مراجعة الهياكل التنظيمية واقتراح التعديل عليها كلما تطلب الامر.
3- العمل على إعداد الهياكل التنظيمية للجامعة وتحديثها بصورة مستمرة بالتنسيق مع الوحدات الإدارية.
4- التنسيق مع الوحدات الإدارية ذات العلاقة في الجامعة ومتابعة كل ما يتعلق بالهياكل التنظيمية.
5- تنظيم وحفظ الوثائق الخاصة بالإدارة بالطريقة التي تضمن سهولة استرجاعها والاستفادة منها.
6- تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
7- تحديد الاحتياجات التدريبية للموارد البشرية في الإدارة والتنسيق مع الوحدات التنظيمية المختصة
لتلبية تلك الاحتياجات.
8- اعداد تقارير دورية بإنجازات الإدارة والاقتراحات لتطويرها ورفعها لمدير عام التطوير.
9- اية مهام أخرى تكلف بها في حدود اختصاصها.
ويرتبط بها الأقسام التالية:
1- قسم اللوائح التنظيمية.
2- قسم بناء وتحديث الهياكل.
إدارة الأدلة التنظيمية والإجرائية
الارتباط التنظيمي : ترتبط بمدير عام التطوير التنظيمي
الهدف العام: إعداد ومراجعة الأدلة الإجرائية والتنظيمية ومتابعة تحديثها
المهام :
1- متابعة تنفيذ اللوائح المعتمدة في العمل وتقديم الاقتراحات لتطويرها .
2- مراجعة الأدلة الإجرائية والتنظيمية واقتراح التعديل عليها كلما تطلب الأمر .
3- العمل على إعداد الأدلة الإجرائية والتنظيمية للجامعة وتحديثها بصورة مستمرة بالتنسيق مع
الوحدات الإدارية بالجامعة .
4- تبسيط وتوثيق إجراءات العمل في الوحدات الإدارية بالجامعة، ومتابعة تحديث أدلة الإجراءات
واللوائح والقواعد المنظمة لها
5- التنسيق مع الوحدات الإدارية ذات العالقة في الجامعة ومتابعة كل ما يتعلق بالأدلة الإجرائية
والتنظيمية .
6- تنظيم وحفظ الوثائق الخاصة بالإدارة بالطريقة التي تضمن سهولة استرجاعها والاستفادة منها .
7- تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها
8- تحديد الاحتياجات التدريبية للموارد البشرية في الإدارة والتنسيق مع الوحدات التنظيمية المختصة
لتلبية تلك الاحتياجات .
9- إعداد تقارير دورية بإنجازات الإدارة والاقتراحات لتطويرها ورفعها لمدير عام التطوير .
10- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود اختصاصها
ويرتبط بها الأقسام التالية :
1- قسم الأدلة الإجرائية
2- قسم الأدلة التنظيمية
إدارة بيئة العمل والتقنية الإدارية
الارتباط التنظيمي :
ترتبط بمدير عام التطوير التنظيمي.
العمل على تطوير البيئة الادارية في الجامعة حسب الاحتياج الفعلي والجودة المطلوبة.
المهام :
1- وضع المواصفات الفنية للوحات الإرشادية بالتنسيق مع الإدارة العامة للمشروعات والإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.
2- وضع المواصفات الفنية للنماذج والأوراق والأظرف بالتنسيق مع الادارة العامة للشؤون الإدارية والمالية.
3- المشاركة في تصميم وتطوير التطبيقات والحلول التقنية ذات العلاقة بأساليب وإجراءات العمل بالتنسيق مع الإدارات المختصة والعمل على توحيدها في الجامعة.
4- المشاركة مع الجهات ذات العلاقة في الجامعة في التنسيق مع برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية "يسّر" بشأن المشاريع والمبادرات المتعلقة بتحول الجامعة إلى التعاملات الحكومية الإلكترونية.
5- المشاركة في دراسات الاستفادة من النظم الإدارية والتقنيات والتجهيزات المكتبية الحديثة المناسبة، واقتراح توفير ما يفي باحتياجات الجامعة منها.
6- التنسيق مع العلاقات العامة والأعلام الجامعي لاختيار المواقع المناسبة للملصقات الدعائية والإعلانية في مرافق الجامعة بما يكفل الحفاظ على المظهر العام للجامعة والالتزام بالأنظمة والتعليمات.
7- الإشراف الفني على أنظمة وتطبيقات الإدارة على الحاسب الآلي ومتابعة إدخال وتحديث البيانات والعمل على تطويرها بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
8- التنسيق مع عمادة تقنية المعلومات في استضافة التطبيقات الخاصة بالإدارة.
9- تنظيم وحفظ الوثائق الخاصة بالإدارة بالطريقة التي تضمن سهولة استرجاعها والاستفادة منها.
10- تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
11- تحديد الاحتياجات التدريبية للموارد البشرية في الإدارة والتنسيق مع الوحدات التنظيمية المختصة
لتلبية تلك الاحتياجات.
12- متابعة المعدات والأجهزة والأدوات المكتبية المستعملة في الجامعة، وإعداد الدراسات لترشيد
استعمالها،واقتراح ما يناسب أغراض الجهاز منها.
13- عداد تقارير دورية بإنجازات الإدارة والاقتراحات اللازمة لتطويرها ورفعها لمدير عام التطوير.
14- أية مهام أخرى تكلف بها الادارة في حدود اختصاصها.
3- قسم التطبيقات التقنية
ويرتبط بها الأقسام التالية:
2- قسم التوعية والترشيد
1- قسم المواصفات
إدارة الخدمات المساندة
الارتباط التنظيمي :
ترتبط بمدير عام التطوير التنظيمي.
ضمان توفير كافة الخدمات الإدارية والفنية للإدارات والأقسام ومساعدتها على تحقيق أهدافها بالتنسيق مع الجهات المختصة داخل الجامعة، وكذلك التعريف بنشاطات الادارة، ومد جسور التواصل وتعزيز العلاقات مع المستفيدين والمؤسسات التدريبية،
والتوثيق الاعلامي للأنشطة والفعاليات.
المهام :
1- إعداد الخطة السنوية للإدارة وتنفيذها بعد اعتمادها.
2- إعداد التقارير الدورية والتقرير السنوي للإدارة العامة للتطوير التنظيمي.
3- تقديم الخدمات الادارية والفنية المساندة للإدارات والأقسام بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
4- حصر غياب الموظفين وتأخرهم ورفعه للجهة المختصة.
5- متابعة العهد والسلف والاجراءات المتعلقة بها.
6- التنسيق مع الجهات ذات العلاقة حول الاجراءات الإدارية المتعلقة بالموظفين ك )الاجازات، الترقية، النقل، التكليف، الانتداب، العمل الاضافي( وغيرها، ومتابعتها.
7- تقديم خدمات الدعم الفني للمستفيدين من الخدمات الالكترونية التي تقدمها الادارة.
8- الاشراف على موقع الادارة على بوابة الجامعة وتزويده بالمعلومات والاخبار، ومتابعة تحديثه بشكل
مستمر.
9- الاشراف على حسابات الادارة في وسائل التواصل الاجتماعي.
10- العمل على التنسيق مع الجهات ذات الاختصاص داخل الجامعة لضمان توفير بيئة صحية عالية
الجودة لمنسوبي و منسوبات الجامعة .
11- تزويد ادارة العلاقات العامة والاعلام الجامعي بالأخبار الصحفية المتعلقة بنشاطات الادارة
وانجازاتها.
12- القيام بالخدمات الفنية لتوثيق اعمال الادارة.
13- متابعة تأمين احتياجات الادارة بالتنسيق مع الجهات المختصة.
14- تنظيم وحفظ الوثائق الخاصة بالإدارة بالطريقة التي تضمن سهولة استرجاعها والاستفادة منها.
15- تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
16- تحديد الاحتياجات التدريبية للموارد البشرية في الإدارة والتنسيق مع جهة الاختصاص لتلبية تلك
الاحتياجات.
17- اعداد التقارير الخاصة بعمل الادارة ورفعها لمدير عام التطوير.
18- أية مهام اخرى تكلف بها الادارة في حدود اختصاصها .
– 2قسم التقارير والتوثيق.
ويرتبط بها الأقسام التالية : – 1قسم الخدمات الإدارية والفنية.