إن اتصال المبتعث بالمكتب الثقافي فور وصوله ضرورة تقتضيها تعليمات الابتعاث وتحتمها مصلحته الشخصية سواءً كان هذا المبتعث طالباً أم موظفاً أم طالباً على حسابه الخاص، ويلزم تزويد المكتب بالمستندات التالية:
١. صورة من جواز السفر وجواز سفر الأسرة المرافقة (للصفحات من ١-٧ بالإضافة إلى الصفحات الموضح فيها تأشيرة الدخول وختم تاريخ الدخول) مع أصول الجوازات للمطابقة.
٢. صورة من قرار الابتعاث. أو رقم وتاريخ الموافقة على الدراسة إذا كان طالباً على حسابه الخاص.
٣. صورة من القبول الذي حصل عليه من المؤسسة التعليمية التي يرغب الالتحاق بها.
٤. صورة من البطاقة (بطاقة الأحوال المدنية والبطاقة العائلية).
٥. ثلاث صور شخصية.
٦. شيك ملغى من الحساب البنكي ليتمكن المكتب من بعث المخصصات المالية إلى البنك مباشرة في مقر البعثة.
إن الهدف من مراجعة المبتعث للمكتب الإطلاع على كافة البيانات وتعبئة النماذج (من ٣ إلى ٨) وإكمال إجراءات تسجيله وفتح الملف وإعطاؤه الرقم الخاص الذي تجنب الإشارة في جميع اتصالاته بالمكتب وإعطاؤه أيضاً خطاباً موجهاً إلى المؤسسة التعليمية لتسهيل إجراءات التحاقه بها وإكمال بعض البيانات اللازمة (نموذج رقم ٤ و٥ و٦ و٧ و٨). وإذا حالت الظروف دون مراجعة المبتعث للمكتب شخصياً فيجب عليه إشعار المكتب بذلك وتحديد العنوان الذي يمكن بعث البيانات والتعليمات إليه.